Coronamaatregelen

Corona-noodwet maakt digitale algemene vergadering mogelijk

Corona-noodwet maakt digitale algemene vergadering mogelijk
Gepubliceerd: 24-06-2020, laatst gewijzigd: 24-06-2020

Om de gevolgen van de coronacrisis beter het hoofd te bieden, is de tijdelijke noodwet ‘Wet COVID-19 Justitie en Veiligheid’ met spoed door de Tweede en Eerste Kamer geloodst. De wet kent onder andere een bijzondere regeling voor de jaarlijkse algemene vergadering (AV) van vennootschappen, verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen en toezichthoudende organen van stichtingen.

De noodwet geldt met terugwerkende kracht vanaf 16 maart 2020 tot 1 september 2020. Wel is er een mogelijkheid opgenomen om de wet, indien nodig, telkens met twee maanden te verlengen. Zo wil de overheid ervoor zorgen dat de wet betrekking heeft op algemene vergaderingen waarop de jaarrekening over het boekjaar 2019 wordt vastgesteld.

Fysieke algemene vergadering

Besluiten die niet aan de statuten voldoen, kunnen nietig of vernietigbaar zijn. De meeste statuten bepalen dat een algemene vergadering (AV) fysiek moet plaatsvinden. Maar ook als de mogelijkheid van het digitaal bijwonen van de AV in de statuten is opgenomen (hybride vergadering), blijft een fysieke bijeenkomst vereist. Als gevolg van de coronacrisis is het echter niet altijd mogelijk of wenselijk om een fysieke AV te houden. De noodwet biedt daarom in ieder geval tot 1 september 2020 de mogelijkheid om – onder bepaalde voorwaarden – een virtuele (digitale) AV te houden, ook als de statuten van de rechtspersoon of de vve dit niet toestaan. Daarnaast kan de termijn voor het houden van de vergadering worden verlengd.

Virtuele AV

Het bestuur kan een virtuele AV oproepen, mits:
•    de aandeelhouders de AV online kunnen volgen via audio of video-livestream;
•    de aandeelhouders tot 72 uur voorafgaand aan de AV schriftelijk of elektronisch (bijvoorbeeld per e-mail) vragen kunnen indienen over de geagendeerde onderwerpen.

Als het bestuur minder dan vijf dagen voor de datum van een al aangekondigde niet-virtuele AV besluit om deze toch virtueel te houden, wat tot 48 uur voor de vergadering mogelijk is, kunnen aandeelhouders tot 36 uur voor de vergadering vragen indienen. Vooraf ingediende vragen moeten uiterlijk tijdens de AV worden beantwoord. De antwoorden worden (al dan niet voorafgaand aan de AV) op de website van de vennootschap geplaatst. Het bestuur van een N.V. moet ervoor zorgen dat tijdens de AV vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden in redelijkheid niet kan worden gevraagd. Het bestuur van een vereniging of B.V. moet zich alleen inspannen om ervoor te zorgen dat er tijdens de AV de mogelijkheid is om vragen te stellen.

Dat de vergadering alleen elektronisch te volgen is en dus niet fysiek kan worden bijgewoond, moet in de oproeping voor de AV worden vermeld. Als een aandeelhouder niet optimaal heeft kunnen deelnemen aan de digitale vergadering (bijvoorbeeld door een gebrekkige verbinding), zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig.

Elektronisch stemmen

De noodwet verplicht vennootschappen niet om stemmen op afstand online aan te bieden. Het is voldoende dat aandeelhouders de AV kunnen volgen via een livestream en van tevoren vragen kunnen indienen. In dat geval moeten de aandeelhouders de mogelijkheid krijgen om te stemmen door middel van voorafgaand aan de AV afgegeven volmachten met steminstructies. De vennootschap mag dus wel aanbieden dat aandeelhouders tijdens de AV op afstand online kunnen stemmen. De noodwet maakt dit mogelijk, zelfs als de statuten daar nog niet in voorzien.

Oproeping

Ook na oproeping kan het bestuur op een later moment alsnog overgaan tot het houden van een virtuele AV in plaats van de eerder opgeroepen fysieke AV. Het bestuur moet deze wijziging van de wijze van vergaderen op dezelfde manier bekend maken als de oproeping van de AV. Een mededeling op de website van de vennootschap is dus meestal voldoende.

Uitstellen AV

Acht het bestuur van een N.V. het niet wenselijk of niet mogelijk om een elektronische AV te organiseren? Dan kan de wettelijke termijn van zes maanden na afloop van het boekjaar waarbinnen de AV moet plaatsvinden (of een in de statuten opgenomen kortere termijn) met maximaal vier maanden worden uitgesteld. 

Opstellen jaarrekening en bestuurdersaansprakelijkheid

Hoofdregel is dat het bestuur van de B.V. en de N.V. binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar  de jaarrekening opmaakt. In geval van bijzondere omstandigheden kunnen de aandeelhouders het bestuur maximaal vijf maanden uitstel geven. Vervolgens dienen de aandeelhouders de jaarrekening binnen twee maanden vast te stellen, waarna de vennootschap de jaarrekening binnen acht dagen na vaststelling deponeert bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

De noodwet maakt het mogelijk dat het bestuur, na afloop van de termijn van vijf maanden na het betreffende boekjaar, zélf deze termijn met vijf maanden verlengt. De ‘normale’ verlengingsmogelijkheid van de AV is dan niet meer van toepassing. De overige wettelijke termijnen ten aanzien van het opstellen, het vaststellen en het openbaar maken, blijven zoals ze waren. De termijn voor het opstellen van de jaarrekening voor verenigingen en coöperaties kan worden verlengd met maximaal vier maanden.

Het niet op tijd kunnen deponeren van de jaarrekening die betrekking heeft op het meest recent afgesloten boekjaar als gevolg het coronavirus heeft geen gevolgen voor de civiele bestuurdersaansprakelijkheid in verband met faillissement. Dit verzuim wordt dus tijdelijk niet als onbehoorlijke taakvervulling gezien. Wel moet het bestuur bij de curator kunnen aantonen dat het niet tijdig vaststellen en deponeren van de jaarrekening het gevolg is van de coronacrisis. Dit betekent dat het bestuur er goed aan doet deugdelijk te documenteren waarom de onmogelijkheid van vaststellen en deponeren zich voordeed.

Passeren notariële akten

Het wordt tijdelijk mogelijk om notariële akten langs audiovisuele weg te passeren als iemand niet bij de notaris kan verschijnen en een onderhandse volmacht niet mogelijk is, zoals bij een testament en bij een hypotheekakte.
 

Coronamaatregelen op flynth.nl

Onze pagina over de coronamaatregelen wordt regelmatig voorzien van een update. 
Meer informatie over coronamaatregelen ontvangen in uw mailbox? Meld u aan voor onze nieuwsbrief.

Geschreven door:

Contact

Een vestiging bij u in de buurt
Bel: 088 23 67 777
 

Gerelateerde artikelen

Theme picker

Anja Bast - den Hollander

anja.bast@flynth.nl