Nieuws

Het personeelsdossier op orde… of toch niet?

Gepubliceerd: 10-10-2017, laatst gewijzigd: 10-10-2017

Een goed gevuld personeelsdossier: u als werkgever kent het belang hiervan. Maar heeft u ook rekening gehouden met alle verplichtingen en beperkingen die voorvloeien uit de wettelijke bepalingen? Ontdek wat wel en niet mag.

Wat mag?

U mag alleen gegevens in het personeelsdossier opnemen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst: de gegevens moeten het doel dienen.

Daaronder vallen:

  • Fiscale verplichtingen
    o.a. kopie ID-bewijs, loonheffingsverklaring
  • Arbeidsrechtelijke stukken
    o.a. arbeidsovereenkomst, functiebeschrijving. 
  • Stukken die u nodig heeft om beslissingen te nemen over bijv. salarisaanpassing of ontslag
    o.a. verslagen van functioneringsgesprekken, salarisontwikkeling.


En wat mag dan niet?

Bijzondere gegevens mag u niet opnemen, zoals informatie over ras, seksuele geaardheid en geloofsovertuiging. Gegevens over ziekteverzuim mag u wel opnemen, maar geen medische gegevens of het re-intergratiedossier.

Bewaren en vernietigen

Voor fiscaal van belang zijnde gegevens geldt een bewaarplicht van 7 jaren. Voor de loonheffingsverklaring en ID-bewijs geldt een bewaartermijn van 5 jaar na het einde van een dienstbetrekking.

Voor andere gegevens geldt dat ze 2 jaar na afloop van de dienstbetrekking moeten worden verwijderd. Als de gegevens al eerder niet meer nodig zijn, dan moet u ze direct verwijderen. Bij een arbeidsconflict of rechtszaak mogen de gegevens langer worden bewaard.

Privacy en beveiliging

Op 25 mei 2018 gaat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in. Vanaf dan kunt u bij onzorgvuldig omgaan met al deze privacygevoelige informatie forse boetes opgelegd krijgen.

Voor zowel aan het papieren als aan het digitale personeelsdossier stelt de Wet bescherming persoonsgegevens beveiligingseisen (Wpb) specifieke eisen. Zo mag slechts een beperkt aantal personen toegang hebben tot de dossiers en – bij het digitale dossier – moet u bovendien passende technische beveiligingsmaatregelen treffen.

Digitaal personeelsdossier: veilig en efficiënt

Denkt u na over het digitaliseren van uw papieren personeelsdossiers? Het kan u veel tijd en (werk)ruimte opleveren. Ook kunt u bepaalde stukken delen met uw werknemers. Bent u geïnteresseerd in een veilige en efficiënte overstap? Neemt u dan contact op met uw salarisadviseur of mail naar arbeidszaken@flynth.nl. Wij helpen u graag verder.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op met uw adviseur. Flynth is bereikbaar via e-mail arbeidszaken@flynth.nl of telefoonnummer 088 236 73 50.

Geschreven door:

Contact

Een vestiging bij u in de buurt
Bel: 088 236 73 50

Theme picker

Erik Schaaders

Erik.Schaaders@flynth.nl