Heerhugowaard: Opening nieuwe Flynth vestiging tijdens Corona Crisis

Heerhugowaard: Opening nieuwe Flynth vestiging tijdens Corona Crisis
Gepubliceerd: 15-04-2020, laatst gewijzigd: 25-11-2021

Op 6 april opende vestigingsdirecteur Dennis van der Veen officieel de nieuwe Flynth vestiging in Heerhugowaard. Hoe is het om ten tijde van deze Corona Crisis te verhuizen naar een nieuwe vestiging en hoe verliep de eerste week? "Het is alsof ik bij een nieuwe werkgever start, met al mijn collega’s tegelijkertijd!"

Nieuw concept – klaar voor de toekomst!
Met de opening van de nieuwe vestiging maken we de omslag van de ‘old-skool’ vaste werkpleksituatie naar een open omgeving en flexwerken waarbij niemand meer een vast bureau of werkplek heeft. Een kantoor met 48 werkplekken en daarnaast het zogeheten werkcafé waardoor het aantal mensen wat je kunt ‘hosten’ nu niet is meer gebonden aan fysieke werkplekken. 

Verandering - een langer traject
Onze medewerkers schrokken nogal van termen als ‘open werkplek’ en ‘kantoortuin’ en hadden een niet al te best beeld van open ruimtes: ze vreesden voor veel rumoer en elkaar niet meer kunnen verstaan. Deze beelden waren al gevormd nog voordat we van start gingen. De verhuizing naar het nieuwe pand en daarmee de komst van het nieuwe werken, is voor ons dan ook onderdeel van een langer traject geweest. De grote moeilijkheid bij verandering is niet weten hoe de toekomst eruit gaat zien. Daarom hebben we heel bewust de tijd genomen en vanaf het begin alle medewerkers zoveel mogelijk meegenomen in onze toekomstplannen. 

Kartrekkers!
Dit deden we op verschillende manieren: we gaven het project de tijd. En in een vroeg stadium is er een werkgroep samengesteld uit alle gelederen van de kantoorsamenstelling. Jong en oud, lang-, en kort in dienst, weerstand en flexibel etc. Deze werkgroep heeft alle vrijheid gekregen om hun ideeën te delen en zijn onder andere op bezoek gegaan bij kantoren die al volgens het nieuwe concept werken en ingericht zijn. Daar konden ze tijdens lunchmeetings vragen stellen aan collega’s op de andere vestigingen en leren van de ervaringen. Door deze bezoeken werden ze erg enthousiast en dat hebben ze ook uitgedragen op onze werkvloer. De werkgroep werd dan ook echt een kartrekkersgroep, ze adviseerden collega’s en organiseerden brainstormsessies. Hierdoor kwamen nieuwe ideeën en verbeterpunten naar boven waar je als management niet direct aan denkt, maar die vanuit de ‘dagelijkse werkvloer’ juist belangrijk zijn. Ook is er gezamenlijk over de inrichting gesproken en daar is vorm én gehoor aan gegeven onder meer door een prijsvraag voor de naamgeving van spreekkamers en afbeeldingen die karakteristiek zijn voor onze regio. 

Tijd om te verhuizen: toen kwam Corona
Op vrijdagmiddag 3 april stond oorspronkelijk gepland dat alle medewerkers met bureaustoel en black box in colonne over de straat zouden gaan, en zo gezamenlijk te verhuizen. Door de corona-maatregelen hebben we dat moeten laten varen en verhuizers het werk laten doen. Ook de borrel en het etentje die avond om het nieuwe pand gezamenlijk in te luiden zijn komen te vervallen. En dat geldt helaas ook voor de familieavond, waarbij onze medewerkers aan familie, vrienden en naasten konden laten zien hoe tof het nieuwe concept is waar hij/zij werkt.

Beleef, geniet en blijf gezond 
Dennis van der Veen vervolgt: uiteindelijk hebben de collega’s, verdeeld over 5 dagen, allemaal een rondleiding gehad om het nieuwe pand te beleven en te ontdekken. Elke ochtend heb ik iedereen persoonlijk welkom geheten in het werkcafé met koffie en petit-fours van de lokale bakker, één van onze klanten. Daar kregen ze hun black box en een welkomstcadeau; een persoonlijk lederen Flynth-etui. Met de boodschap: we zijn verhuisd en net zoals thuis, is dat soms even zoeken, zeker in deze tijd. Maar voor vandaag: beleef, geniet en blijf gezond! 

Op deze manier had iedereen afgelopen week een warm en persoonlijk welkom en hebben alle medewerkers de nieuwe vestiging toch even kunnen beleven en ervaren. Mooi, omdat we er gezamenlijk hard aan hebben getrokken. 

Positieve feedback van medewerkers en klanten 
De signalen van de medewerkers zijn positief: over de aankleding, de ruimte, de beleving en de warmte die de vestiging uitstraalt. De mooiste uitspraak is toch wel van een collega, die zei: ‘Het is alsof ik bij een nieuwe werkgever start, met al mijn collega’s tegelijkertijd!’ 

Bij binnenkomst sta je direct in het werkcafé en dat geeft een prettig huiskamergevoel. Er is een klantengroep die bescheiden komen afgeven, uiteraard via het Corona-protocol. Van hen kregen we deze feedback en daar zijn we uiteraard ontzettend blij mee. 
    
We gaan het allemaal pas echt beleven wanneer we met iedereen tegelijkertijd op kantoor zijn. Wat we nu merken is dat we elkaar - door de open structuur en de toegankelijkheid die we hebben bewerkstelligd - ineens wel meer zien dan in het oude pand met 3 verdiepingen. Die opzet is nu totaal anders: collega’s genieten ervan om elkaar op te zoeken, de fiscalist zit nu ook eens naast de collega van de receptie. We zien zelfs na 1 week al, een betere kruisbestuiving van collega’s met verschillende expertises. Dit zal in de toekomst nog meer het geval zijn. 

Dennis van der Veen:
Ik ben nu alle dagen op kantoor geweest en het eerste wat ik deed is telkens een nieuwe werkplek zoeken. Elke dag zat ik totaal aan een andere kant van het pand en wisselde ik bewust, om te kunnen onderzoeken en beleven. Dat doen ook de anderen en dat mooi om te zien: precies waar we op hoopten.

Deel dit bericht via:

Geschreven door:

Bel: 088 23 67 777
Dennis van der Veen Senior Accountant bij Flynth Dennis van der Veen