My Flynth
Eindejaarstips

Benut de werkkostenregeling optimaal

Gepubliceerd: 05-11-2019, laatst gewijzigd: 21-11-2019

Het loopt alweer tegen het einde van het jaar. Voor we het weten is het 2020. Hoogste tijd om een (tussen)balans op te maken met het oog op de werkkostenregeling. In veel eindejaarstips, ook die van Flynth, vindt u tips met het oog op het optimaal benutten van de vrije ruimte van 1,2%. In het Belastingplan 2020 is voorgesteld om die 1,2% in 2020 voor de eerste € 400.000 te verhogen naar 1,7%.  Dat kan dan een extra vrije ruimte opleveren van €2.000. Maar hoe zit dat ook alweer met die werkkostenregeling en waar moet u zoal op letten als u nog aan het eind van het jaar optimaal gebruik wilt maken van de werkkostenregeling.

De werkkostenregeling in het kort

Onder de werkkostenregeling geldt als uitgangspunt dat alles wat uw werknemer in het kader van zijn dienstbetrekking geniet, loon is.

U kunt maximaal 1,2% van het totale fiscale loon van al uw werknemers besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (vrije ruimte). Daarvoor moet u die vergoe-dingen etc. als eindheffingsloon aanwijzen. Dit eindheffingsloon komt vervolgens ten laste van uw vrije ruimte. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u als werkgever zelf de loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Die kunt u dus niet verhalen op uw werknemer(s).

Daarnaast kan een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onbelast plaatsvinden zonder dat dat ten koste gaat van uw vrije ruimte. Deze zijn onder te verdelen in twee categorieën, namelijk.

  • Nihilwaarderingen
    De waarde van een aantal voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt, is op nihil gesteld, maar dat geldt bijvoorbeeld ook voor de renteloze personeelslening voor een (elektrische) fiets of elektrische scooter.  
  • Gerichte vrijstellingen
    Een aantal vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen is volledig onbelast of onbelast tot een bepaald normbedrag. Het schoolvoorbeeld hiervan is de reiskostenvergoeding die tot 19 cent per kilometer onbelast is. Voorwaarde is wel dat u deze als eindheffingsloon heeft aangewezen. 
    Voor een aantal zaken geldt daarbij nog het “noodzakelijkheidscritrium”. Dat criterium speelt een rol bij gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, zoals mobiele telefoons, computers maar ook een het gereedschap voor een timmerman. De term “noodzakelijk” betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Het gaat daarbij om uw redelijke oordeel. Als de belastingdienst daar anders over denkt, moet zij aantonen dat de voorziening niet noodzakelijk is.

Verplicht aanwijzen als eindheffingsloon

Een gerichte vrijstelling of een vrijstelling binnen de vrije ruimte is alleen mogelijk bij eindheffingsbestanddelen. U moet die vergoedingen of verstrekkingen ook daadwerkelijk aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Laat u dat na, dan is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon van uw werknemer. U kunt dus ook niet achteraf alsnog een loonbestanddeel ‘omvormen’.

TIP: De keuze is vormvrij en moet blijken uit uw administratie.
Voorkom discussie achteraf en maak gebruik van de volgende door de Belastingdienst zelf opgemaakte tekst:

“[Naam inhoudingsplichtige] verklaart hierbij dat hij met ingang van […] alle tot het loon in de zin van de Wet op de loonbelasting 1964 (hierna: Wet LB) behorende vergoedingen en verstrekkingen, dan wel terbeschikkingstellingen, voor zover niet vrijgesteld op grond van artikel 11 en volgende Wet LB, aanwijst als eindheffingsloon.

Deze aanwijzing geldt niet:

  • voor zover de omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen in belangrijke mate groter is dan de omvang van de vergoedingen en verstrekkingen die in voor het overige overeenkomstige omstandigheden in de regel worden aangewezen;
  • voor zover [Naam inhoudingsplichtige] het loon tot het individueel belaste loon van de werknemer heeft gerekend, dan wel binnen de onderneming op grond van de geldende arbeidsvoorwaarden had behoren te rekenen.”
  • Denk aan gebruikelijkheidstoets

Uitgangspunt is dat alle vergoedingen en verstrekkingen tot het loon behoren en dat die dus ook allemaal onder de werkkostenregeling vallen. Maar u kunt niet alle vergoedingen en verstrekkingen zomaar aanwijzen als eindheffingsloon. Bestanddelen die u onder de werkkostenregeling als eindheffingsloon wilt aanwijzen moeten voldoen aan de zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Dat betekent dat de vergoedingen en verstrekkingen die u aanwijst als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. De bewijslast ligt bij de inspecteur. Hij moet aannemelijk maken dat niet wordt voldaan aan de gebruikelijkheidstoets.  Daarbij kan hij een vergelijking trekken met aangewezen eindheffingsloon bij:

  • andere werknemers van dezelfde werkgever
  • collega’s in dezelfde functiecategorie bij dezelfde werkgever
  • werknemers bij andere werkgevers.

Vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2.400 per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst sowieso als gebruikelijk, mits daardoor het loon niet daalt tot onder het minimumloon. De afwijking van 30% geldt niet voor dit bedrag.

Wat kunt u zoal doen

Er zijn verschillende mogelijkheden met het oog op het optimaal benutten van de werkkostenregeling. Enkele voorbeelden daarvan zijn:

  • Pas zo mogelijk de concernregeling toe waardoor u de overschrijding van de vrije ruimte bij een van de groepsvennootschappen kunt compenseren met de vrije ruimte die een andere groepsvennootschap nog ‘over’ heeft. U kunt nog tot de aangifte over het 1e tijdvak van 2020 beslissen of u over 2019 de concernregeling wilt toepassen.
  • Zorg ervoor dat u gedurende het gehele jaar de vrije ruimte in de gaten houdt. Daarmee voorkomt u teleurstellingen achteraf. Heeft u teveel aangewezen, dan krijgt u een eindheffing aan uw broek. Heeft u te weinig aangewezen, dan kunt u dat deel niet overbrengen naar een volgend jaar. 
  • Heeft u geen vrije ruimte meer over en u wilt uw werknemers nog wel een kerstpakket of -cadeau geven zonder dat u de eindheffing van 80% verschuldigd bent? Dan is het het overwegen waard om in de plaats daarvan een nieuwjaarspakket of -cadeau te geven want dat valt weer in de vrije ruimte van 2020. 
  • Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen tasten de vrije ruimte niet aan. Maak daar gebruik van. Zo is een personeelsfeestje op de werkplek gericht vrijgesteld, terwijl datzelfde feestje op een andere locatie wel gewoon loon is. In dat laatste geval is heffing alleen te voorkomen als u voldoende vrije ruimte heeft.
  • Misschien kunt u via een zogenaamde cafetariaregeling belast loon uitruilen tegen onbelast loon.

Breng samen met uw adviseur de mogelijkheden in kaart.

Kijk voor tips in het kader van de werkkostenregeling en andere tips voor u als werkgever de eindejaarstips op de Flynth website.

 

 

Geschreven door:

Gerelateerde artikelen

Peter Furer

peter.furer@flynth.nl