Ik krijg de Belastingdienst op bezoek voor een loonheffingencontrole, wat betekent dit voor mij als ondernemer?

Ik krijg de Belastingdienst op bezoek voor een loonheffingencontrole, wat betekent dit voor mij als ondernemer? 

 De Belastingdienst voert diverse controles uit bij belasting/inhoudingsplichtigen. Een controle kan betrekking hebben op de Vennootschapsbelasting, BTW of de loonheffingen. In dit stuk beperken wij ons tot de loonheffingen. De Belastingdienst stuurt een brief, dat zij voornemens is om een loonheffingencontrole uit te komen voeren en op welke periode (kalenderjaren) dit betrekking heeft. Zij verzoeken voorafgaand aan het bezoek de audit file fin door te sturen, via een specifiek bestand. Verder vragen zij ervoor te zorgen dat diverse stukken klaarliggen (denk aan identiteitsbewijzen, opgaaf gegevens voor de loonheffingen, inhuur van zelfstandigen, wagenpark, korting op producten uit eigen bedrijf). De Belastingdienst onderzoekt de audit file voorafgaand aan het bezoek. 

In onze praktijk bemerken wij dat er weer vaker loonheffingencontroles worden uitgevoerd door de Belastingdienst. Het is dan ook goed om u hierop voor te bereiden en soms is het ook goed om dit gewoon al te doen, zonder dat er een loonheffingencontrole wordt aangekondigd. Als ondernemer weet u dan waar het er nog aan schort in uw administratie en kunt dit dan tijdig aanpassen. Dit voorkomt mogelijke naheffingen en eventuele boetes. 

Wij bemerken helaas, dat er toch regelmatig zaken niet (geheel) op orde zijn, denk hierbij aan: 

Niet alle identiteitsbewijzen en/of opgaaf gegevens voor de loonheffingen zijn aanwezig; 

• De korting op producten wordt niet altijd goed en juist bijgehouden en toegepast in de werkkostenregeling; 

• Getekende arbeidsovereenkomsten; 

• Naast persoonsgebonden auto’s, hebben diverse ondernemers ook poolauto’s, die worden gebruikt voor bijvoorbeeld een boodschap, of om post weg te brengen etc, wat wordt hiermee gedaan in de salarisadministratie; 

• Inhuur van zelfstandigen (vanaf 2025 handhaaft de Belastingdienst weer), wie zijn dit en zijn zij terecht zelfstandig? 

Om verrassingen te voorkomen is bovenstaande van belang en daarnaast adviseren wij om de fiscalist loonheffingen de loonheffingencontrole te laten begeleiden. Hij/zij weet exact wat er bij de controle komt kijken en kan ervoor zorgen dat het gesprek en het onderzoek goed en efficiënt wordt uitgevoerd en kan ervoor zorgen dat naheffingen worden verminderd of worden voorkomen. Bent u benieuwd of uw administratie op orde is, of krijgt u binnenkort bezoek, neem dan gerust contact met ons op.