Gepubliceerd: 19-05-2021, laatst gewijzigd:
24-01-2024
Regelmatig krijgen wij vragen over welke kosten aftrekbaar zijn in uw onderneming. Voor veel kosten is dit vaak duidelijk en staat dit niet ter discussie. Voor sommige kosten is dit minder duidelijk. In dit artikel geven we een aantal voorbeelden van kosten waar vaak onduidelijkheid over is.
Gemengde kosten
Vaak onstaat er verwarring over diverse kosten die zowel een zakelijk als een privé karakter kunnen hebben. We noemen dit ook wel gemengde kosten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een wasmachine. Mogelijk gebruikt u deze niet alleen privé, maar ook zakelijk (er wordt werkkleding in gewassen, denk aan overalls of melkdoeken). Andere voorbeelden zijn een gazonmaaier of fiets. Koopt u één van deze zaken of maakt u kosten hiervoor, dan kan een gedeelte hiervan zakelijk genomen worden. Ook de btw op dit zakelijke gedeelte is aftrekbaar, wanneer u btw plichtig bent.
Als het gemengde kosten betreft waarvan het persoonlijk karakter van die kosten overheerst, dan zijn de kosten helemaal niet aftrekbaar. Een voorbeeld hiervan is het halen van een autorijbewijs, omdat er daarvan in belangrijke mate buiten de onderneming van geprofiteerd wordt. Gaat het om het behalen van een trekkerrijbewijs, dan kan het zo zijn dat hier het zakelijk karakter overheerst en de kosten aftrekbaar zijn. Dan moet het uiteraard wel duidelijk zijn dat hebben van een trekkerrijbewijs nodig is voor uw onderneming.
Gaat het om het halen van een trekkerrijbewijs voor bijvoorbeeld uw kinderen, dan maakt het uit of uw kinderen meewerken in de onderneming. De vraag is dan wat overheerst: het persoonlijk karakter (uw kinderen halen het rijbewijs en hebben daar vooral persoonlijk voordeel van) of het zakelijk karakter (uw kinderen werken mee in de onderneming en het halen van het rijbewijs heeft vooral een zakelijk voordeel voor u).
Representatiekosten
Aanvullend op de gemengde kosten krijgen we ook vaak vragen over feesten of etentjes waar ook zakenrelaties uitgenodigd worden. Ook hier geldt dat deze kosten gedeeltelijk zakelijk genomen mogen worden, voor zover het zakelijk karakter te onderbouwen is. Er geldt in dit geval wel een drempel van € 4.700 per jaar. Dat betekent dat alleen de zakelijke kosten boven dit bedrag aftrekbaar zijn. In plaats daarvan mogen ondernemers er ook voor kiezen om 80% van de zakelijke kosten af te trekken (en bij BV’s geldt 73,5%).
De btw die u betaalt over uitgaven voor giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen, is niet altijd aftrekbaar. Er geldt een drempelbedrag van € 227 (exclusief btw) per ontvanger per boekjaar. Zijn uw jaarlijkse uitgaven niet meer dan dit bedrag? Dan mag u de btw hierover aftrekken. Dezelfde regeling geldt voor andere representatiekosten zoals relatiegeschenken en studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten met een maximum van € 1.500 per jaar).
Eten en drinken voor personeel en andere hulp
Werkkleding
Als werkkleding wordt kleding bedoelt die u (bijna) uitsluitend kunt dragen in het kader van uw onderneming. Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van de kleding, bijvoorbeeld een overall. Als de kleding ook geschikt is om buiten uw onderneming te dragen, dan moet de kleding voorzien zijn van een beeldmerk (verwijzend naar uw onderneming) met een oppervlakte van minimaal 70cm2. De btw is aftrekbaar, wanneer u btw-plichtig bent.
Diverse hulp
Bij het oogsten of op andere momenten heeft u hulp van buren, vrienden etc. U wilt deze mensen een vergoeding geven voor deze hulp. Is deze vergoeding zakelijk aftrekbaar? Dat is alleen het geval als u deze persoon in loondienst heeft en dus een arbeidsvergoeding geeft of als deze persoon een eigen onderneming heeft en u vanuit die onderneming een factuur stuurt voor verrichte werkzaamheden. In andere gevallen zal een vergoeding worden gezien als privé onttrekking en is er ook geen btw aftrekbaar.
Boetes
Geldboetes zijn niet aftrekbaar. De kosten zijn mogelijk wel zichtbaar in uw jaarrekening, maar worden gecorrigeerd in uw aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting.
Conclusie
In alle gevallen geldt dat het belangrijk is om te zorgen voor een goede onderbouwing van het toerekenen van kosten aan de onderneming. U geeft in deze onderbouwing aan waarom (een deel van) de gemaakte kosten zakelijk zijn.
Heeft u kosten gemaakt en weet u niet zeker of u deze zakelijk kunt aftrekken? Flynth kan u hierover persoonlijk advies geven. Plan vandaag nog een afspraak in.