Verlof: waar moet u op letten als werkgever?

 
Verlof: waar moet u op letten als werkgever?
Gepubliceerd: 01-12-2022, laatst gewijzigd: 24-01-2024

De ene medewerker neemt ouderschapsverlof op, een ander maakt plannen voor een wereldreis en een derde wil een opleiding volgen. U komt de wensen van medewerkers graag tegemoet, maar ondertussen moet de zaak wel gewoon door blijven draaien. Hoe kunt als werkgever het beste omgaan met verlof en waar moet u op letten?  

Er zijn verschillende soorten verlof

  • Wettelijk verlof, zoals vakantie en ouderschapsverlof, waar alle medewerkers recht op hebben.  

  • Bijzonder verlof, bijvoorbeeld voor een huwelijk of verhuizing. Regels voor bijzonder verlof zijn vastgelegd in een cao of een arbeidsovereenkomst.  

  • Onbetaald verlof, voor een langdurige reis of bijvoorbeeld het volgen van een studie. Mogelijkheden rondom onbetaald verlof zijn vaak opgenomen in een arbeidscontract of personeelshandboek. Of ze worden onderling afgestemd tussen werkgever en werknemer.  

En goed om te onthouden, vertelt Claudia de Ruiter-Speksnijder, clusterdirecteur HR Services bij Flynth: ‘Er is bijna altijd ruimte voor maatwerk.’ 

Aandachtspunten bij (onbetaald) verlof  


Gaat uw medewerker met (onbetaald) verlof, dan is het raadzaam om in overleg duidelijk afspraken te maken en tijdig voorbereidingen te treffen, adviseert Claudia. ‘Ga samen om tafel en zet alles op papier. Spreek bijvoorbeeld af hoelang een werknemer verlof opneemt. Is dit langer dan 18 maanden, dan kan dit gevolgen hebben op zaken als de Ziektewet en de Werkloosheidswet. En een werknemer die onbetaald vrij neemt, bouwt geen vakantiedagen op, maar wat gebeurt er met de vakantiedagen die hij al opgebouwd heeft? Worden ze bewaard of uitbetaald? Ook kunt u samen alvast nadenken over vervanging, mogelijk kan hij ook een rol spelen bij het inwerken van zijn eigen vervanger.’ 

Personeelsplanning 

Iedere medewerker die met verlof gaat, zorgt voor een gat in de bezetting, weet u als ondernemer. Hoe kunt u daarop inspelen? ‘Allereerst adviseer ik werkgevers altijd om eerst even uit te zoomen. Wat levert deze investering op? Grote kans dat degene die met sabbatical gaat tevreden terugkeert op de werkvloer. De medewerker die een opleiding volgt neemt een bak aan kennis mee en degene die ouderschapsverlof opneemt, ervaart een fijne werk-privébalans. Een kostenpost als deze betaalt zich meestal ruimschoots terug op de lange termijn.’ 

‘Daarna gaan we samen kijken wat het ‘gat’ precies inhoudt: welke taken moeten opgevangen worden en wie is daarvoor geschikt? U kunt op zoek gaan naar een externe vervanger, maar kijk ook eens kritisch naar het eigen personeelsbestand. Zijn er mensen die door willen stromen naar een hogere functie of die na jaren gewoon eens wat anders willen proberen binnen de organisatie?  Vaak is het tijdelijke vertrek van een collega in eerste instantie spannend, maar schudt het de boel uiteindelijk in positieve zin op en blijkt er heel veel mogelijk binnen uw organisatie.’  

Wat als iemand niet meer terugkomt?  


Soms maken werkgevers zich ook zorgen dat iemand niet meer terugkeert na (langdurig) verlof. Omdat de afstand te groot is geworden, omdat ze een ander levenspad willen bewandelen of omdat ze ergens anders aan de slag gaan. Begrijpelijk dat die zorgen er zijn, vindt Claudia, ‘Medewerkers zijn gewild in de enorm krappe arbeidsmarkt waar we mee te maken hebben. Toch valt dit in de praktijk meestal mee en krijgt u er juist een loyale werknemer voor terug. Zo was er laatst een werkgever die zich zorgen maakte over een medewerker die een sabbatical nam, om een langgekoesterde reis door Europa te maken. Het hele team zag er behoorlijk tegenop: de medewerker had een salesfunctie en zorgde voor een forse bijdrage aan de omzet van het bedrijf. Toch nam de werkgever de sprong in het diepe. Hij vond vervanging en deels werden taken intern opgevangen. Na een half jaar kwam de collega terug. Dankbaar, een levenservaring rijker en vol frisse ideeën voor zijn werk.’ Mochten er toch zorgen blijven, dan is het misschien een optie om af te spreken dat u maandelijks met elkaar belt of op een andere manier contact houdt, vult Claudia aan. ‘Maar onthoud ook dat het deels gaat om loslaten. Het klinkt tegenstrijdig, maar hoe meer ruimte u medewerkers biedt, hoe sterker de binding van een medewerker vaak wordt.’   

Werkgeluk vergroten   


Werkgevers hoeven dus absoluut niet bang te zijn voor tijdelijk vertrekkende medewerkers, vindt Claudia. ‘Maar zorg wel dat u zich goed laat adviseren, over wat wel en niet mag binnen uw situatie. Want soms willen medewerkers wel heel creatief omgaan met de ruimte in de regels van verlof. Dan vragen ze bijvoorbeeld of ze minder dagen geboorteverlof op kunnen nemen zodat ze 100% van hun salaris ontvangen (in plaats van de wettelijk vastgestelde 70%). Of vragen ze of ze geld uitbetaald kunnen krijgen in plaats van geboorteverlof op te nemen. Nee helaas, zo werkt het niet. De wet is helder en de regelingen zijn niet bedoeld als financieel cadeautje aan een werknemer, maar juist als eens kans om te werken aan duurzame carrière, met oog voor werk-privé balans. Wél kunt u als werkgever altijd zelf afspraken maken met uw medewerker. Door bijvoorbeeld het salaris aan te vullen of af te spreken dat iemand tijdelijk minder uren werkt. Dat is zeker niet verplicht, maar gebeurt regelmatig op eigen initiatief. Om werkgeluk te vergroten en ziekteverzuim te verlagen.’ 

Meer weten?

Met de juiste arbeidsvoorwaarden onderscheidt u uzelf van andere werkgevers. Meer tips lezen? Download ook de checklist voor mkb-ondernemers.

Hebt u een vraag over dit artikel?

Stel uw vraag via het onderstaande formulier en dan nemen wij contact met u op.
 

Blog

Geschreven door: