Gepubliceerd: 01-08-2017, laatst gewijzigd:
11-12-2023
Aanleiding van dit artikel was de volgende praktijksituatie. Een vertegenwoordiger zou op zakenreis gaan naar de Verenigde Staten en was van plan daar nog een week vakantie aan vast te plakken. Werkgever vond dit prima en was zelfs bereid hieraan ook iets bij te dragen. De vraag van de werkgever was wat er fiscaal mogelijk was met die extra week verblijfskosten. Zou de werknemer dit misschien kunnen betalen uit zijn bruto loon in het kader van een cafetariaregeling? Hoe zit het precies?
Cafetariaregeling
Een cafetariaregeling biedt mooie voordelen, voor zowel u als uw medewerker. Maar zijn er diverse voorwaarden om op te letten. We vertellen u er graag meer over.
Met een cafetariaregeling kunnen uw medewerkers belast loon uitruilen voor onbelast loon. Voorbeelden hiervan zijn:
- Brutoloon uitruilen voor een fiets.
- Brutoloon uitruilen voor een onbelaste vergoeding van vakbondscontributie.
- Eindejaarsuitkering of 13e maand uitruilen voor extra vakantiedagen of een (aanvullende) onbelaste reiskostenvergoeding.
Voordelen voor uw werknemer
Bij de berekening van de loonheffing wordt gekeken naar het belastbaar loon van uw werknemer. Hoe hoger het belastbaar loon, hoe hoger de heffing. Met de cafetariaregeling wordt dit belastbaar loon juist lager en daarmee ook de inhouding loonbelasting voor uw werknemer.
Voordelen voor u als werkgever
En het mes snijdt aan twee kanten, want ook voor u pakt de regeling gunstig uit. Na toepassing betaalt u namelijk over een lager bruto loon premies werknemersverzekeringen. Zo kunt u uiteindelijk aanzienlijk besparen op uw werkgeverslasten.
Voorwaarden
Past u de cafetariaregeling toe, dan zijn er wel enkele randvoorwaarden en punten om op te letten:
1. Leg de cafetariaregeling vóóraf schriftelijk vast
Het is belangrijk dat u de cafetariaregeling vóóraf schriftelijk vastlegt in de arbeidsovereenkomst of in een aparte aanvullende overeenkomst met uw personeel.
2. Zorg voor een structurele keuzemogelijkheid
Zorg dat u een structurele regeling treft (niet incidenteel). Een voorbeeld is een structurele regeling die is opgenomen in de cao (zoals vaak bij de vergoeding van vakbondscontributie voorkomt). Door de cafetariaregeling vooraf schriftelijk contractueel vast te leggen, zorgt u ook voor een structurele keuzemogelijkheid die aan deze fiscale voorwaarde kan voldoen.
3. Gevolgen voor inkomensafhankelijke regelingen
Voor de realiteitswaarde is bovendien van belang dat de gevolgen van de keuzes inzake een cafetariaregeling doorwerken in inkomensafhankelijke regelingen. Bijvoorbeeld: een lager bruto loon door uitruil voor een fiets resulteert in een lagere opbouw van vakantiegeld.
Vanwege het ontbreken van een vooraf opgestelde schriftelijke regeling en een structurele keuzemogelijkheid die ook voor andere medewerkers zou gelden, kon deze extra week verblijf in de Verenigde Staten niet uit het bruto loon gefinancierd worden. Was er iets anders wel mogelijk? Kun je met die extra week iets doen in de werkkostenregeling?
Werkkostenregeling
1. Houd rekening met de gebruikelijkheidstoets
In principe kunnen bijna alle loonbestanddelen, op voorwaarde dat voldaan wordt aan het gebruikelijkheidscriterium, aangewezen worden als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR)* en op die manier aan de normale belastingheffing (via de salarisstrook) bij de werknemer worden onttrokken. Ten aanzien van de gebruikelijkheidstoets in de WKR heeft de Belastingdienst bepaald dat vergoedingen en verstrekkingen tot maximaal 2.400 euro per persoon, per jaar in ieder geval als gebruikelijk worden beschouwd.
2. Het tijdstip van aanwijzen als eindheffingsloon in de WKR
Uiterlijk op het moment van vergoeden of verstrekken dient u de keuze te maken tussen “loon voor de werknemer” of “aanwijzen als eindheffingsloon in de WKR”.
Conclusie
Anders dan bij de Cafetariaregeling is het bij de Werkkostenregeling dus niet nodig om de mogelijke keuzes vooraf schriftelijk vast te leggen in een regeling. Bij de Werkkostenregeling hoeft de keuze immers pas gemaakt worden op het moment van vergoeden of verstrekken.
Anders dan bij de Cafetariaregeling hoeft er bij de Werkkostenregeling geen structurele keuze te zijn die voor alle personeel zou moeten gelden. In de WKR kunnen ook incidentele vergoedingen of verstrekkingen aan slechts één werknemer worden aangewezen als eindheffingsloon.
De kosten die de werkgever van dit praktijkvoorbeeld heeft gemaakt voor de extra week vakantie van zijn medewerker in de Verenigde Staten, zijn aangewezen als eindheffingsloon in de WKR en zijn op deze wijze zowel voor werknemer als voor werkgever onbelast gebleven.
Laat u adviseren
U ziet: de toepassing van de cafetariaregeling kan zeer gunstig uitpakken. Tegelijk zijn er een aantal zaken die u goed moet regelen. Uiteraard helpt Flynth u graag het maximale rendement te halen uit de regeling. Onze adviseurs staan voor u klaar.
Meer informatie
Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op met uw adviseur. Flynth is bereikbaar via arbeidszaken@flynth.nl of 088 236 73 50.
* Via de werkkostenregeling kunt u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers verstrekken. U mag onbelast vergoedingen geven als het totale bedrag onder 1,2 procent blijft van de totale loonsom van alle werknemers. Dit is de vrije ruimte.