Vakantieaanvraag weigeren: wat zijn uw rechten als werkgever?

In drukke periodes komt het regelmatig voor: een medewerker vraagt vakantie aan op een moment dat de bezetting al onder druk staat. Maar wat als u als werkgever die aanvraag niet kunt goedkeuren? En wat als de medewerker in kwestie de reis al heeft geboekt? In dit artikel leggen we uit wat uw rechten en plichten zijn en hoe u situaties als deze op een duidelijke en juridisch correcte manier aanpakt. 

Elke medewerker heeft het recht om vakantie op te nemen, dat is in de wet verankerd. Dat betekent niet dat uw als werkgever iedere aanvraag automatisch moet accepteren. Zodra uw medewerker het vakantieverzoek indient, hebt u twee weken de tijd om hierop te reageren. Doet u dat niet binnen deze termijn, dan mag de medewerker het verzoek als automatisch goedgekeurd beschouwen. 

Verzoek weigeren: wanneer mag dat?

U mag een vakantieverzoek weigeren als u een ‘dringende reden’ hebt. Denk aan ernstige verstoring van de bedrijfsvoering omdat het in de gevraagde periode structureel erg druk is. Of dat onderbezetting dreigt omdat andere collega’s in dezelfde periode ook een vakantie hebben gepland. Bevestig de weigering altijd schriftelijk, met goede onderbouwing én binnen de gestelde termijn van twee weken na het verzoek. 

Als de medewerker al geboekt heeft 

Het komt geregeld voor dat een medewerker al een vakantie boekt zonder goedkeuring af te wachten. Wettelijk gezien is dit voor eigen risico van de werknemer. Binnen de eerste twee weken na indiening heeft de medewerker nog géén zekerheid over toekenning. Kiest hij of zij ervoor om in die periode al kosten te maken, dan komt dat in principe voor eigen rekening. 

Toch adviseren we om in dergelijke gevallen oog te hebben voor de situatie van de medewerker. Is er sprake van een misverstand of onduidelijkheid, dan kunt u wellicht samen tot een oplossing komen. Maar u bent juridisch niet verplicht om de aanvraag te honoreren vanwege een geboekte reis. 

Maak beleid en communiceer duidelijk 

Veel discussies ontstaan uit onduidelijkheid. Medewerkers zijn vaak niet op de hoogte van de formele procedure of denken dat een boeking automatisch leidt tot goedkeuring. U voorkomt onnodige frustratie en teleurstelling door een duidelijk beleid te hanteren. En dit regelmatig te communiceren. Zorg voor een heldere uitleg in het personeelshandboek, op intranet of via een jaarlijkse reminder per e-mail. Geef bijvoorbeeld aan dat vakantieverzoeken alleen mogelijk zijn in overleg, afhankelijk van de planning en bezetting. 

Personeelshandboek opstellen? 

Wilt u verwarring over vakantieaanvragen voorkomen, door beleid op te stellen, bijvoorbeeld via een personeelshandboek? De adviseurs van Flynth helpen u met advies en praktische hulp. Zo voorkomt u vervelende situaties en houdt u de balans tussen bedrijfsbelang en medewerkersbelang gezond. Neem hiervoor contact op met uw adviseur bij Flynth of vul onderstaand formulier in.