Een contract wordt vaak gezien als noodzakelijk papierwerk. Iets waar u ooit een handtekening onder heeft gezet en dat daarna in een la verdwijnt. Toch bepalen juist deze afspraken hoeveel risico niet alleen uw onderneming, maar ook uzelf als ondernemer in privé loopt zodra de omstandigheden veranderen.
Waar zit het risico?
Zolang alles goed gaat, valt het niet op wanneer een contract eigenlijk niet op orde is of er zelfs helemaal niet is. Pas op het moment dat een klant niet betaalt, een leverancier te laat levert, of een discussie ontstaat over wie waarvoor aansprakelijk is, blijkt hoeveel risico er in uw afspraken schuilt. Dat risico zit niet alleen bij klanten en leveranciers. Het zit net zo goed in de afspraken binnen uw eigen bedrijfsstructuur.
Lizan Bakker - Beers is Senior Juridisch Adviseur bij Flynth en komt deze patronen dagelijks tegen. In de boekenonderzoeken die ze uitvoert, kijkt ze letterlijk in de keuken van een bedrijf en ziet ze precies wat structureel goed geregeld is en wat niet. Op basis van die ervaring beschrijft zij zeven contractrisico's die in het mkb keer op keer terugkomen.
1. De administratie is niet op orde
Bij veel ondernemers schiet het bijhouden van de administratie of het op tijd indienen van de jaarrekening er weleens bij in. Toch moet u altijd uit uw administratie kunnen opmaken wat uw rechten en verplichtingen zijn. Daar hebt u uw contracten ook voor nodig.
Ontbreekt een contract? Of is uw administratie niet bijgewerkt? Dan weet u zelf niet meer precies wat er met wie is afgesproken. U mist daardoor ook signalen zoals teruglopende marges of oplopende schulden. Zonder die informatie wordt het lastig om op tijd de juiste keuzes te maken.
Gaat het bedrijf failliet terwijl de administratie niet op orde is of de jaarrekening niet op tijd is gedeponeerd, dan gaat de wet ervan uit dat er sprake is van onbehoorlijk bestuur en dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is met bestuurdersaansprakelijkheid van de ondernemer in privé tot gevolg. Als bestuurder kunt u dan met uw privévermogen aansprakelijk worden gehouden, ook als u met een bv onderneemt. Wat begint als een administratieve achterstand, kan zo eindigen als een persoonlijk financieel risico.
2. Er zijn geen schriftelijke afspraken binnen de groep
Werkt u met meerdere bv's, bijvoorbeeld een holding en een werkmaatschappij? Dan lijkt het misschien overbodig om afspraken daartussen op papier te zetten. U bent immers zelf bij beide betrokken. Toch schrijft de wet voor dat u deze afspraken schriftelijk vastlegt.
Gebeurt dit niet? Dan kan een curator deze afspraken vernietigen zodra het misgaat. Denk aan een managementovereenkomst of een rekening-courantovereenkomst. Ontvangen vergoedingen moet u dan terugbetalen. Ook als het niet zover komt, kan het ontbreken van deze afspraken u last bezorgen, bijvoorbeeld wanneer u wilt verkopen of financiering zoekt.
3. Geen of onduidelijke contracten
Lizan hoort vaak dezelfde reden om geen contract op te stellen: "we kennen elkaar al heel lang" of "we zijn familie". Zolang de samenwerking goed gaat, voelt een contract inderdaad overbodig. Pas als er onenigheid ontstaat, mist u het bewijs van wat u had afgesproken.
Hebt u wel een contract, dan biedt dat nog geen garantie dat u goed beschermd bent. Bepalingen kunnen elkaar tegenspreken, of een contract regelt niet alles wat u ervan verwacht. Ook dat merkt u meestal pas op het moment dat u er zelf op moet terugvallen.
Daarom is het beter om dit vooraf goed vast te leggen, niet pas op het moment dat u het nodig heeft omdat er discussie ontstaat over de afspraken.
4. Het belangrijkste bedrijfskapitaal is onvoldoende beschermd
Elke onderneming heeft een kern waar de waarde in zit: een specifiek product of dienst, intellectuele eigendomsrechten en specifieke kennis die u heeft opgebouwd. Dit bepaalt mede waarom klanten voor u kiezen en niet voor een concurrent.
Vaak blijkt dat deze belangrijkste waardes en bijbehorende risico's onvoldoende zijn beschermd. Denk aan een merk dat niet is geregistreerd, auteursrechten die niet zijn overgedragen aan de onderneming of bedrijfskennis die niet is beschermd met goede vastlegging. Ook een geheimhoudings- en non-concurrentiebeding in de arbeidsovereenkomsten ontbreekt regelmatig, net als voldoende aandacht voor eventuele productaansprakelijkheid.
Bij de meeste ondernemers is de bedrijfsauto beter verzekerd en beschermd dan dit soort kapitaal.
5. Uw algemene voorwaarden zijn niet waterdicht
De meeste bedrijven hebben algemene voorwaarden, vaak met een beperking van aansprakelijkheid erin. Ook wordt hier vaak in geregeld wat de regels zijn als niet op tijd wordt nagekomen en wanneer er sprake is van overmacht en onvoorziene omstandigheden. De algemene voorwaarden bieden alleen bescherming als ze juridisch correct zijn toegepast. Zijn ze bijvoorbeeld niet rechtsgeldig van toepassing verklaard, dan kunt u er bij een geschil geen beroep op doen, ook al staan ze netjes op uw website. Een beroep op bijvoorbeeld de aansprakelijkheidsbeperking in de algemene voorwaarden slaagt dan niet meer.
Daarnaast moeten de algemene voorwaarden aansluiten bij de risico's van uw onderneming. Zijn ze verouderd, dan dekt de aansprakelijkheidsregeling misschien niet meer wat er in de praktijk kan misgaan. Sluiten uw verzekeringen daar ook niet op aan, dan blijft u alsnog met de schade zitten. In beide gevallen denkt u beschermd te zijn, terwijl dat niet zo is.
6. Uw contract sluit niet meer aan bij de praktijk
Niet de titel boven een overeenkomst bepaalt wat voor contract het is, maar hoe de samenwerking er in de praktijk uitziet. Noemt u iemand zelfstandige, maar werkt deze persoon al jaren fulltime en uitsluitend voor u? Dan is er waarschijnlijk sprake van een arbeidsovereenkomst, wat u er ook boven zet.
Datzelfde risico speelt wanneer uw onderneming zelf verandert. Is de structuur aangepast, maar zijn de contracten daaromheen dat niet? Dan sluiten uw afspraken niet meer aan op de werkelijke situatie. Dit soort verschillen komt vaak pas aan het licht bij een verkoop, financiering of een discussie die ontstaat met een derde, precies op het moment dat u alles op orde wilt hebben.
7. Er wordt te laat ingegrepen wanneer het misgaat
Problemen ontstaan zelden door één fout moment. Meestal gaat er een reeks gemiste signalen aan vooraf: een klant die steeds later betaalt, een leverancier die vertraging oploopt, toenemende discussies over afspraken, oplopende druk op de liquiditeit.
Herkent u deze signalen op tijd, dan is er vaak nog veel mogelijk: een contract aanpassen, een betalingsregeling treffen, of afspraken heronderhandelen. Stapelen de signalen zich op zonder dat er iets gebeurt, dan zijn deze opties vaak niet meer beschikbaar en kan de situatie uitgroeien tot een faillissement.
Wie deze signalen op tijd herkent, houdt de meeste opties nog in eigen hand.
Waar begint u?
De zeven risico's hierboven hebben iets gemeenschappelijks: ze vallen zelden op voordat het misgaat.
Wilt u weten hoe uw eigen onderneming scoort op deze zeven punten? Doe de praktische contractcheck van Flynthen ontdek binnen enkele minuten waar voor uw onderneming de grootste risico