Arbeidsvoorwaarden leggen vast wat een medewerker voor uw onderneming doet en wat hij of zij daarvoor terugkrijgt. Ze vormen de basis voor een gezonde arbeidsrelatie. Hoe u dit invult, verschilt per onderneming. Toch zijn er een paar punten waarop u, vanuit goed werkgeverschap, het verschil kunt maken. Een duidelijke en sterke arbeidsovereenkomst werkt in het voordeel van u én uw medewerkers.
Waarom dit zo belangrijk is
Wanneer arbeidsvoorwaarden goed vastgelegd zijn, weet iedereen vooraf waar hij of zij aan toe is. Dat scheelt discussie achteraf over wat er precies is afgesproken, en geeft uw medewerkers duidelijkheid over wat zij mogen verwachten. Die duidelijkheid loont ook op een andere manier: een helder en aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket helpt u de juiste mensen aan te trekken en te behouden, zeker in een arbeidsmarkt waarin medewerkers volop keuze hebben.
Toch schiet het goed vastleggen er in de praktijk vaak bij in. Niet omdat ondernemers het belang niet zien, maar omdat contracten en regelingen die ooit goed aansloten, niet mee veranderen met de onderneming. Een onderneming groeit, wetgeving verandert, werkzaamheden verschuiven, maar de arbeidsovereenkomst en personeelsregelingen blijven ongewijzigd.
Vaak wordt dit pas zichtbaar op het moment dat het ter sprake komt: bij een geschil over werktijden, een medewerker die meer doet dan waarvoor hij of zij is aangenomen of bij een reorganisatie. Vijf punten spelen daarbij vaak een rol, en die zijn goed te herkennen zodra u weet waarop u moet letten.
1. Geen specifieke functienaam met omschrijving
Veel arbeidsovereenkomsten van mkb-ondernemingen bevatten alleen een algemene functienaam, zoals "algemeen medewerker". Een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden ontbreekt dan vaak. Dat lijkt praktisch, want het geeft u als werkgever meer ruimte. In de praktijk zorgt het juist voor problemen. Zodra een medewerker andere taken krijgt of een reorganisatie plaatsvindt, ontstaat al snel discussie over wat er precies is afgesproken.
Dat raakt u dan ook op meerdere manieren. Bij een reorganisatie kunt u moeilijker afscheid nemen van specifieke functies, terwijl een medewerker het idee kan hebben dat zijn salaris niet past bij de zwaarte van de werkzaamheden. Wordt hij ziek, dan is passend ander werk ook lastiger te vinden zonder een helder beeld van wat zijn functie precies inhoudt. En met de aankomende Wet Loontransparantie telt dit extra zwaar: u moet straks kunnen aantonen dat u eerlijk beloont, en dat lukt niet als niet eens vaststaat welke functie iemand vervult.
Een duidelijke functienaam met omschrijving voorkomt dus niet alleen discussie, het is ook waar u op terugvalt zodra het aankomt op beloning, beoordeling of ziekte. Het geeft daarbij de medewerker duidelijkheid en helpt hen beter te kunnen functioneren.
2. Geen goede (tussentijdse) opzegbedingen
Een tijdelijk contract loopt normaal gesproken door tot de afgesproken einddatum. Wilt u ook tussentijds kunnen stoppen, bijvoorbeeld omdat de samenwerking niet goed loopt, dan moet dat expliciet zijn afgesproken. Deze afspraak heet een tussentijds opzegbeding. Ontbreekt die, dan zit u vast aan het contract tot de einddatum, ook als het niet naar wens verloopt.
Dit wordt in de praktijk regelmatig over het hoofd gezien. Werkgevers denken vaak dat ze een tijdelijk contract altijd, zonder gevolgen en in overleg met medewerker, kunnen stopzetten als het niet goed gaat, maar dat is niet zo. Zonder tussentijds opzegbeding betaalt u vaak het loon door tot de einddatum. Loopt het toch uit op een juridische procedure, dan staat u er ook nog eens zwakker voor.
Zorg dat de formulering juridisch klopt. Zo voorkomt u dat u vastzit aan een samenwerking die niet meer werkt.
3. Een arbeidsovereenkomst die niet aansluit bij de voorgaande situatie
We zien het geregeld voorbij komen dat medewerkers eerst als zzp'er of uitzendkracht bij een bedrijf gewerkt hebben, en vervolgens rechtstreeks in dienst komen. Bij het opstellen van de arbeidsovereenkomst wordt die eerdere periode dan vaak niet meegeteld. Stel: een medewerker werkte eerder via een uitzendbureau voor uw onderneming en krijgt daarna een tijdelijk contract rechtstreeks bij de onderneming. Die voorgaande periode als uitzendkracht telt wettelijk gewoon mee, waardoor de medewerker al veel eerder recht heeft op een contract voor onbepaalde tijd dan de werkgever had voorzien. Deze mogelijk aantal opvolgende contracten heet de ketenregeling.
Dat levert niet alleen discussie op over de huidige situatie, maar ook risico op claims achteraf over arbeidsvoorwaarden of opgebouwde dienstjaren. Vanuit goed werkgeverschap krijgt een werknemer dan niet waar hij of zij recht op heeft. Gebruik daarom nooit zomaar een standaardcontract zodra iemand rechtstreeks bij u in dienst komt. Breng eerst de volledige arbeidshistorie in kaart, en laat bij twijfel vooraf juridisch toetsen wat eerdere samenwerkingsvormen betekenen voor het nieuwe contract.
4. Overeenkomsten die niet meer passen bij de huidige bedrijfssituatie
Een onderneming verandert: ze groeit, digitaliseert, of gaat andere diensten aanbieden. Arbeidsovereenkomsten en personeelsregelingen groeien daar lang niet altijd in mee. Neem bijvoorbeeld een onderneming waarbij personeel grotendeels vanuit huis werkt, terwijl er in de arbeidsovereenkomst en het personeelshandboek niets staat over thuiswerken, bereikbaarheid, apparatuur of gegevensbeveiliging. Zo’n wijziging in beleid wordt bovendien vaak niet voorgelegd aan de personeelsvertegenwoordiging of ondernemingsraad, terwijl dat wettelijk gezien wel had gemoeten.
Blijven die afspraken achter bij de praktijk, dan weet niemand meer precies waar hij aan toe is. Regels zijn moeilijker te handhaven en ook de bescherming van bedrijfsbelangen, bijvoorbeeld rond vertrouwelijkheid of concurrentie, verzwakt als de onderliggende documenten niet meer kloppen met de werkelijkheid. Daarbij mist u kansen aan te tonen welk positief en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden u heeft.
Evalueer arbeidsvoorwaarden en personeelsregelingen daarom periodiek, en laat documenten minimaal eens in de paar jaar juridisch reviewen. Zo blijft uw beleid aansluiten bij uw onderneming, ook als die verandert.
5. Arbeidsovereenkomsten die niet transparant en voorspelbaar genoeg zijn
Als in een contract staat dat iemand "flexibel inzetbaar" is, zonder dagen of tijden, is dat niet duidelijk genoeg. Zolang alles goed loopt, valt dit niet op. Pas wanneer een werkgever na een tijdje verwacht dat de medewerker op korte termijn extra diensten draait, en de medewerker stelt dat hierover nooit iets is afgesproken, kan dit tot onvrede leiden. Onnodig en onwenselijk in een goede arbeidsrelatie.
Dat levert discussie op over beschikbaarheid en inzetbaarheid, beperkt de mogelijkheden om flexibel in te roosteren, en in een juridische procedure wordt zo'n onduidelijke afspraak vaak in het nadeel van de werkgever uitgelegd.
Leg daarom vooraf concreet vast wat u van medewerkers verwacht, in plaats van dit achteraf te moeten uitzoeken.
Wat dit voor uw onderneming betekent
Deze vijf punten laten zien dat sterke arbeidsvoorwaarden niet draaien om zoveel mogelijk regels vastleggen, maar om duidelijkheid die voor beide partijen werkt. Dat voorkomt discussie, laat zien dat u een goede werkgever bent, en geeft u de ruimte om met uw onderneming bezig te zijn in plaats van met conflicten die te voorkomen waren.
Hoe u dit precies invult, verschilt per onderneming. Toch is het de moeite waard om hier scherp op te letten: goed geregelde arbeidsvoorwaarden maken u een aantrekkelijkere werkgever en zorgen dat uw personeelsbeleid soepeler loopt.
Wij spreken als sparringpartner dagelijks met soortgelijke ondernemingen in dezelfde én uiteenlopende sectoren. Daardoor kennen we de arbeidsvoorwaarden binnen het mkb als geen ander, en zetten we die kennis graag in om samen met u te kijken waar in uw situatie de aandachtspunten zitten. Benieuwd hoe uw arbeidsvoorwaarden er nu voor staan? Doe de Arbeidsvoorwaardencheck.
