Salarisadministratie

De Belastingdienst schrijft voor dat u de salarisadministratie zeven jaar moet bewaren. Dat hoeft niet per se op papier, digitaal opslag mag ook. Zorg er wel voor dat alle gegevens volledig en te controleren zijn.

 
Let op: ook als uw bedrijf stopt of verdergaat als eenmanszaak, blijft de bewaarplicht van zeven jaar bestaan. 

De salaris- of loonadministratie bestaat uit alle gegevens en documenten die nodig zijn om salarissen te berekenen en uit te betalen aan uw medewerkers. Dit gaat over meer dan alleen de loonstrook. Denk aan:

• persoonsgegevens
• contractgegevens
• looncomponenten (inclusief loon in natura, zoals maaltijden of auto van de zaak)
• vergoedingen en inhoudingen
• fiscale gegevens
• loonstroken en jaaropgaven
• pensioengegevens
• aangifte loonheffingen
• bewijsstukken voor loonkostenvoordeel

De salaris- of loonadministratie is steeds complexer, omdat er veel bij komt kijken. Het is belangrijk dat het correct wordt uitgevoerd en dat vraagt de nodige kennis. Zonder die kennis is de loonadministratie foutgevoelig. Bovendien is het bijhouden van de salarisadministratie tijdrovend. Digitale tools vereenvoudigen gelukkig het werk. Maar voldoende kennis van het vakgebied blijft nodig om die tools op een goede manier te gebruiken.

Ondernemers kunnen zelf de salarisadministratie uitvoeren. Het is wel belangrijk dat iemand met voldoende kennis van zaken deze taak uitvoert. Eventuele fouten kunnen grote gevolgen hebben, zoals hoge boetes.

U kunt bij de Belastingdienst aangeven dat u zelf de salarisadministratie uitvoert. U krijgt dan de juiste informatie over zaken als administratieve verplichtingen en wijzigingen in regelingen.

Door de salarisadministratie uit te besteden, bespaart u tijd. Hierdoor heeft u meer ruimte voor het behalen van uw bedrijfsdoelstellingen. Ook hoeft u zich niet te verdiepen in de steeds veranderende wet- en regelgeving die hoort bij het voeren van een compliant salarisadministratie. Of iemand in dienst te nemen die deze klus voor u uitvoert. Door het uitbesteden aan een specialist, is er minder kans op fouten. En daardoor is er minder kans op boetes en naheffingen van de Belastingdienst. Bovendien is de uitvoerder een vraagbaak voor uzelf en uw medewerkers. Ook draagt een correct uitgevoerde loonadministratie bij aan de medewerkerstevredenheid en uw goede imago als werkgever.

De kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie zijn afhankelijk van veel factoren. Het varieert grofweg van vijf tot vijfenveertig euro per medewerker per maand. Hoe beter en completer u de benodigde informatie aanlevert (het liefst digitaal), hoe minder tijd de salarisadministrateur bezig is. En hoe minder het kost.

Gaat u prijzen en aanbieders vergelijken? Denk aan de onderstaande aandachtspunten.

• Wat is de omvang van uw organisatie als het gaat om het aantal salarisberekeningen? De prijs per werknemer daalt naarmate het aantal werknemers stijgt.
• Complexe cao’s en pensioenregelingen maken de salarisadministratie arbeidsintensief.
• Goede software maakt het werk voor u en uw salarisadministrateur sneller, gemakkelijker en minder foutgevoelig.
• Betaalt u per loonstrook een vast bedrag of betaalt u een meerprijs bij onverwachte aanpassingen?

Als werkgever bepaalt u zelf hoe vaak u salaris uitbetaalt, tenzij hierover in de cao, de arbeidsovereenkomst of anders schriftelijk met de medewerker iets anders is overeengekomen. Meestal is de uitbetaling maandelijks, maar ook vierwekelijks of wekelijks is mogelijk. Wat u ook kiest: u moet het loon op tijd betalen en een loonstrook aan uw medewerker geven. Als u te laat betaalt, kan de werknemer een boete eisen. Leg daarom de afspraken over de betaalfrequentie duidelijk vast in het arbeidscontract.

De term payroll wordt gebruikt voor het uitbesteden van de salarisadministratie en het werkgeverschap. Wie werkt met een payroll-constructie, heeft (een deel van) de medewerkers formeel niet zelf in dienst. Het payrollbedrijf neemt het juridisch werkgeverschap over, inclusief de salarisadministratie. Alle wettelijke verplichtingen en lasten voor werkgevers liggen bij het payrollbedrijf. Denk aan pensioenopbouw, verzekeringen en arbeidsongeschiktheid. Ook de risico’s van het werkgeverschap liggen bij het payrollbedrijf. Als materieel werkgever houdt u wel de regie over de werkzaamheden. Op de werkvloer is er geen onderscheid tussen eigen medewerkers en payroll-medewerkers.  

Bij het uitbesteden van alleen de salarisadministratie blijven de risico’s van het werkgeverschap bij uw onderneming. U blijft bovendien eindverantwoordelijk voor de salarisadministratie, ook al besteedt u deze uit.   

De overheid heeft verschillende regelingen om werkgelegenheid te stimuleren, vooral voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Denk aan het Loonkostenvoordeel (LKV), het Lage Inkomensvoordeel (LIV) en loondispensatie voor bepaalde doelgroepen. Ook gemeenten of UWV bieden soms extra ondersteuning bij het aannemen van mensen met een uitkering. De voorwaarden variëren per regeling.

Deelname aan deze regelingen kan jaarlijks honderden tot duizenden euro’s schelen aan loonkosten per medewerker. Verwerk dit zorgvuldig in uw salarisadministratie, zodat u inderdaad profiteert van het loonkostenvoordeel.