Gepubliceerd: 06-10-2025, laatst gewijzigd:
06-10-2025
U kent de pluspunten van het uitbesteden van uw salarisadministratie, maar wilt een andere partner voor de uitvoering. Bijvoorbeeld vanwege de persoonlijke benadering. De overstap naar een nieuwe salarisadministrateur vereist een zorgvuldige voorbereiding. Hiermee voorkomt u vertragingen en frustratie door fouten. Niet alleen bij uzelf, maar ook bij uw medewerkers.
Om de migratie van uw salarisadministratie vlekkeloos te laten verlopen, hebben we een handig stappenplan opgesteld. Zo weet u zeker dat u niets vergeet.
1. Kies een nieuwe partij
Voor een soepele migratie helpt het om een salarisverwerker te kiezen die ervaring heeft met migraties en de begeleiding daarvan. Heeft u een keuze gemaakt? Zeg dan het contract op met de huidige dienstverlener en let erop dat u een ontvangstbevestiging krijgt.
2. Bepaal het beste moment
1 januari is doorgaans het meest geschikte moment voor een overstap. In overleg kan echter een ander moment gekozen worden, afhankelijk van de complexiteit van de administratie. Dit voorkomt overlap in loonperiodes en draagt bij aan een helder financieel en administratief overzicht. Vermijd drukke periodes zoals vakanties of de jaarafsluiting bij het plannen van de migratie.
3. Informatie verzamelen
Bepaal welke gegevens noodzakelijk zijn voor de nieuwe leverancier. Denk aan contractgegevens, inclusief persoonsgegevens van medewerkers, loongegevens, verlofsaldi, pensioenregelingen en historische loonstroken. Inventariseer alle huidige processen rondom de salarisverwerking. Welke cao’s zijn van toepassing? Wat zijn terugkerende knelpunten?
4. Maak goede afspraken
Maak duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden rondom de overgang, zowel met de huidige als de nieuwe partij en de betrokken medewerkers intern. Wie neemt welke taken op zich en wanneer? Denk ook aan het afhandelen van vragen van medewerkers tijdens de overgang.
5. Communiceer helder met medewerkers
Laat medewerkers tijdig weten dat er iets gaat veranderen aan hun loonstrook. Geef duidelijke uitleg over de veranderingen. Moeten de medewerkers met een nieuwe tool werken? Wellicht is een training, webinar of instructievideo nodig. Begin op tijd met dit traject, zodat uw medewerkers moeiteloos overstappen. Dat zorgt bovendien voor minder vragen na de migratie.
6. Exporteer én controleer gegevens
Vraag de huidige leverancier om een volledige en correcte export van alle salarisgegevens. Vraag aan de nieuwe leverancier welk format daarbij hun voorkeur heeft, bijvoorbeeld de standaardformats UPA, SEPA of XML. Controleer samen met de nieuwe salarisdienstverlener of alle gegevens correct en compleet zijn. Denk aan de gegevens van het personeelsdossier, IBAN’s, looncomponenten, reserveringen of correcties uit het verleden. Zorg ervoor dat u beschikt over alle gegevens die u zeven jaar moet bewaren voor de Belastingdienst. En dat deze gegevens toegankelijk zijn.
7. Beoordeel de continuïteit
Check samen met de nieuwe partner of de salarisverwerking zonder onderbreking door kan gaan, inclusief loonaangiften en betaalbestanden. Controleer de koppelingen met andere softwarepakketten, voor bijvoorbeeld boekhouding, pensioenen, arbodienst of tijdregistratie.
8. Controleer de (test)resultaten
Laat een testverwerking doen vóór de eerste officiële run. Controleer samen met de nieuwe dienstverlener de testresultaten om te verifiëren of alles correct is ingesteld. Doe ook een extra controle op de eerste loonstroken. Check hierbij het brutoloon, het vakantiegeld, de pensioenafdracht, bijtellingen en dergelijke.