Version Januar 2024

 

1. Wer ist Flynth?

Unter dem Namen Flynth fallen die Flynth Holding N.V. sowie die folgenden mit ihr verbundenen Unternehmen:

• Flynth adviseurs en accountants B.V.
• Flynth Audit B.V.
• accon belastingadvies B.V.
• accon avm werkgeversservices B.V.
• Meander OG C.V.
• Bosch & Van Rijn B.V.
• Rombou B.V.

2. Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Rechtlicher Rahmen

Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und Mitarbeitende haben Anspruch darauf, dass Flynth sorgfältig mit ihren Daten umgeht. Flynth hat eine Datenschutzrichtlinie entwickelt, die auf die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das niederländische Ausführungsgesetz zur DSGVO abgestimmt ist. Diese Richtlinie wird unter anderem durch Verträge, Verhaltensregeln und (Sicherheits-)Maßnahmen umgesetzt.

Grundsätze der Verarbeitung

Flynth beachtet die folgenden Grundsätze bei der Verarbeitung personenbezogener Daten:

• Rechtmäßig, fair und transparent: Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit gesetzlichen Anforderungen. Flynth behandelt Ihre Daten sorgfältig und informiert Sie angemessen.
• Zweckbindung: Daten werden nur für festgelegte und rechtmäßige Zwecke verarbeitet.
• Datenminimierung und Speicherbegrenzung: Es werden nicht mehr Daten verarbeitet als notwendig. Nicht mehr benötigte Daten werden kontrolliert gelöscht.
• Richtigkeit und Vertraulichkeit: Daten werden vertraulich behandelt und regelmäßig auf Aktualität geprüft. Mitarbeitende und beauftragte Dritte (siehe Punkt 5) unterliegen der Geheimhaltungspflicht.
• Sicherheit: Flynth trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten und verlangt dies auch von Partnern.
  
  

3. Welche personenbezogenen Daten verwendet Flynth?

Flynth verarbeitet ausschließlich Daten, die für eine ordnungsgemäße Dienstleistung erforderlich sind. Diese werden von Auftraggebern bzw. Kunden bereitgestellt.

Dazu gehören insbesondere Kontaktdaten wie Name, Titel, Geschlecht, Adresse, Postleitzahl, Wohnort, E-Mail-Adresse und Telefonnummern.

Weitere Daten (z. B. Finanzdaten oder die Bürger-Servicenummer – BSN) werden nur verarbeitet, wenn dies für die Vertragserfüllung, gesetzliche Verpflichtungen oder betriebliche Zwecke notwendig ist.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Flynth verarbeitet grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO (z. B. Angaben zu Herkunft, Religion oder Gesundheit).

Es wird darauf hingewiesen, dass solche Daten indirekt aus Dokumenten wie Rechnungen oder Bankauszügen hervorgehen können. Flynth betrachtet sich hierbei nicht als Verantwortlicher für diese Verarbeitung.

Sensible Daten

Finanzberichte, Steuererklärungen, Lohnabrechnungen und Beratungsakten gelten als sensible Daten und werden mit höchster Sorgfalt behandelt. Auch Zugangsdaten (Benutzername/Passwort) zählen hierzu.

Flynth ist gesetzlich verpflichtet, u. a. die BSN zu verarbeiten sowie Identitätsnachweise aufzubewahren (z. B. gemäß Geldwäschegesetz).

Vertraulichkeit gegenüber Dritten ist dabei stets gewährleistet.

 

4. Warum verwendet Flynth personenbezogene Daten? (Zwecke und Rechtsgrundlagen)

Flynth verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der DSGVO und nur für festgelegte Zwecke.

Rechtsgrundlagen:

a. Vertragserfüllung
Zur Erbringung von Dienstleistungen, zur Verwaltung von Verträgen, Personal- und Finanzprozessen sowie IT-Systemen.

b. Gesetzliche Verpflichtung
Beispielsweise für Steuer- und Lohnbuchhaltung sowie gesetzliche Prüfungen und Identitätsprüfungen im Rahmen der Geldwäscheprävention.

c. Berechtigtes Interesse
Für eine effiziente und sichere Unternehmensführung sowie zur Information von Kunden über relevante Entwicklungen (z. B. Gesetzesänderungen oder Veranstaltungen).

d. Einwilligung
Nur wenn keine andere Rechtsgrundlage greift, insbesondere bei Personen ohne bestehende Geschäftsbeziehung.

5. Dienstleistungen durch Dritte

Flynth setzt externe Dienstleister ein (z. B. IT-Anbieter, Archivierungsdienste oder Berater). Diese handeln im Auftrag von Flynth und sind vertraglich zur Einhaltung von Datenschutz und Sicherheit verpflichtet.

 

6. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt grundsätzlich nur mit Ihrer Zustimmung oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen (z. B. an Steuerbehörden oder Aufsichtsstellen).

Auch Organisationen wie die Autoriteit Persoonsgegevens oder Berufsverbände können im Rahmen gesetzlicher Befugnisse Einsicht verlangen.

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft: Information über die Verarbeitung Ihrer Daten
• Berichtigung und Löschung: Korrektur oder Entfernung unrichtiger Daten
• Einschränkung und Widerspruch: Einschränkung oder Beendigung der Verarbeitung

Anfragen können schriftlich oder per E-Mail gestellt werden. Ihre Identität wird vorab überprüft.

 

8. Sicherheit

Flynth trifft umfassende Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Systeme, Netzwerke und Gebäude sind angemessen gesichert. Auch Partnerunternehmen müssen entsprechende Sicherheitsstandards erfüllen.

 

9. Datenschutzverletzungen

Trotz aller Maßnahmen können Datenschutzverletzungen nicht vollständig ausgeschlossen werden. Diese werden intern geprüft und – falls erforderlich – der zuständigen Behörde sowie betroffenen Personen gemeldet.

Meldungen können erfolgen über: meldpunt_datalekken@flynth.nl

 

10. Fragen und Beschwerden

Bei Fragen oder Beschwerden können Sie sich an das Privacy-Team von Flynth wenden:

Flynth adviseurs en accountants
z. Hd. Privacyteam
Postbus 9221
6800 KB Arnhem
privacyteam@flynth.nl

Falls Ihre Beschwerde nicht zufriedenstellend bearbeitet wird, können Sie sich an die zuständige Datenschutzbehörde wenden.