privacy statement

privacy statement

Dit privacy statement is van toepassing op persoonsgegevens van sollicitanten die door Flynth Holding N.V. en / of de met haar nu en in de toekomst in een groep verbonden ondernemingen (thans Flynth adviseurs en accountants B.V., Flynth Audit B.V. en Rombou B.V., hierna te noemen: Flynth, worden verzameld en verwerkt in het kader van de behandeling van sollicitaties en af te nemen assessments. Met de term ‘verwerken’ wordt onder meer bedoeld: het vastleggen, opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken en het wissen en vernietigen van persoonsgegevens. Dit privacy statement is bedoeld om sollicitanten te informeren over de wijze waarop Flynth deze persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.

 ALGEMEEN

 

 Verantwoordelijke

 Flynth vanuit de rol als mogelijke toekomstige werkgever.

 

 Verwerker

Gedurende de sollicitatieprocedure worden uw gegevens verwerkt via het SaaS-platform Recruitee waarbinnen ook de communicatie wordt verwerkt en de termijnen bewaakt.

Daarnaast kan Flynth bij de selectieprocedure gebruik maken van derde partijen voor een persoonlijkheidsmeting in de vorm van een (Online) Assessment. Dit zijn:

  • Hofkes Frölke Meekel Organisatiepsychologen B.V. (HFM) en
  • Gemeenschappelijk Instituut voor Toegepaste Psychologie (GITP).

   De genoemde partijen zijn alle verwerker.

 Betrokkene

U, de sollicitant, de persoon van wie de persoonsgegevens worden verwerkt.

 DE VERWERKING

 

 Doel van de   verwerking

Flynth gebruikt de door u aangeleverde persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

  • Het in behandeling nemen van de sollicitatie voor eventuele tewerkstelling
  • Het mogelijk maken van een verantwoorde, efficiënte en effectieve sollicitatieprocedure
  • Bij aanname voor het opmaken van de arbeidsovereenkomst

De persoonsgegevens worden door Flynth niet verwerkt voor een ander doel dan hierboven beschreven.

 Grondslag

Toestemming van de betrokkene.

Met het insturen van het sollicitatieformulier en de aanvullende informatie geeft u Flynth toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van uw sollicitatie bij Flynth.

 Gegevens die   verwerkt worden

  • Contactgegevens zoals NAW-gegevens, geboortedatum en titel(s).
  • Gegevens in verband met uw professionele ervaring (zoals gegevens over de loopbaan, arbeidsprestaties, arbeidsverleden en voormalige werkgevers), inclusief opgegeven referenties in het CV.
  • Gegevens in verband met de genoten opleiding(en) zoals diploma’s en certificaten.
  • Lidmaatschappen van beroepsorganisaties.
  • Talenkennis
  • Bij een (online) assessment worden middels vragenlijsten gegevens verzameld op gebied van intelligentie en competenties.
  • Alle andere (dan de hierboven vermelde) persoonsgegevens die door de sollicitant aan Flynth worden verstrekt.

 Toegang

De toegang tot uw persoonsgegevens in Recruitee en assessments van HFM en GITP is beperkt tot die personeelsleden van Flynth die direct betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure, zoals de medewerkers van Flynth recruitment,  de toekomstige leidinggevende en eventuele toekomstige collega’s uit het team waar mee samengewerkt zal worden. Zij zullen de privacy van sollicitanten respecteren en uw persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen.

 Ontvangers

Zie hiervoor onder “toegang”

 Verstrekkers

Alle gegevens worden door u aangeleverd aan Flynth. De rapportages van de assessments worden bij Flynth aangeleverd door HFM en GITP

 Bewaartermijn

Indien de sollicitatie niet leidt tot een arbeidsrelatie, verwijdert Flynth uw persoonsgegevens uit Recruitee uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij u opnieuw toestemming geeft uw gegevens langer te bewaren met het oog op een geschikte vacature in de toekomst. Sollicitanten kunnen te allen tijde bij de afdeling recruitment van Flynth (recruitment@flynth.nl) vragen om hun persoonsgegevens eerder te verwijderen.

De gegevens met betrekking tot de assessments worden door HFM na 6 weken vernietigd. Daarbij worden uw gegevens geanonimiseerd. De anonieme gegevens worden vervolgens gebruikt voor onderzoek. Als u dit niet wilt, kunt u dit vóóraf aangeven. Na anonimisering kan HFM niet meer achterhalen welke gegevens van u afkomstig zijn. De gegevens met betrekking tot de assessments worden door GITP na 2 jaar vernietigd.

Komt u bij Flynth in dienst dan wordt de rapportage van HFM en GITP opgenomen in het personeelsdossier.

 DE BETROKKENEN

 

 Rechten

U heeft het recht om Flynth te verzoeken om:

  • het overdragen van uw persoonsgegevens (het recht op dataportabiliteit);
  • ‘vergeten’ te worden (het recht op vergetelheid)
  • inzage in uw sollicitatiegegevens (recht op inzage);
  • het wijzigen van uw persoonsgegevens (het recht op rectificatie en aanvulling);
  • minder gegevens te laten verwerken (het recht op beperking van de verwerking);
  • een menselijke blik bij besluiten over u (het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering);
  • bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens.

Vragen en opmerkingen over de wijze waarop Flynth persoonsgegevens van sollicitanten verzamelt en verwerkt of over dit privacy statement, kunt u richten aan privacyteam@flynth.nl.

 Klachten

Als u als betrokkene niet tevreden bent over het nakomen van uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens, dan kunt u een privacyklacht melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

 

 APPLICATIES

Flynth verwerkt uw persoonsgegevens  met de volgende applicaties:

  • Recruitee
  • HFM talent index (assessments).
  • GITP (assessments)

 BEVEILIGING

Voor transport, toegang tot en opslag van uw gegevens zijn passende beveiligsmaatregelen genomen zoals:

  • De verbindingen langs welke uw gegevens worden verzonden zijn alle beveiligd volgens het https-protocol. Dat betekent dat de verbinding tussen uw browser en de webserver is versleuteld en dat gecontroleerd wordt of de informatie aan de juiste server wordt afgeleverd.
  • Toegang tot uw gegevens is beveiligd met een gebruikersnaam, wachtwoord en een multifactorauthenticatie. Daarnaast wordt het gebruik van de applicatie(s) gelogd.
  • HFM en GITP beschikken over een ISO 27001-certificaat voor informatiebeveiliging. De leverancier van Recruitee beschikt ook over een ISO 27001-certificaat
  • Uw gegevens worden uitsluitend opgeslagen in datacenters binnen de Europese Economische Unie die als Tier 3 of Tier 3+ zijn geclassificeerd.

 DOORGIFTE

Uitsluitend in uw opdracht en/of op basis van een (wettelijke) verplichting worden uw persoonsgegevens doorgegeven aan derden.

 VERDERE   VERWERKING

De gegevens kunnen door Flynth, HFM en GITP worden verwerkt voor statistische- en organisatorische doeleinden zoals verbetering van de applicatie en de vragenlijsten. Dit gebeurt uitsluitend anoniem. Doordat anonieme gegevens niet meer herleidbaar zijn tot individuele personen zijn het geen persoonsgegevens meer en is de AVG daarop niet meer van toepassing.