Gepubliceerd: 12-07-2018, laatst gewijzigd:
12-12-2023
In het mkb wordt vaak gewerkt met een personeelshandboek op maat. Soms ook wel personeelsreglement, huishoudelijk reglement of personeelsgids genoemd. In dit document staan de regels van de onderneming. Het is belangrijk dat u deze regelmatig actualiseert. Met de recente invoering van de AVG is dit een goed moment.
In een personeelshandboek zijn arbeidsvoorwaarden opgenomen die niet in de individuele arbeidsovereenkomsten staan, maar waar u als werkgever uw werknemers wel aan wil binden. Het personeelshandboek is in principe uniform. Het geldt voor alle medewerkers. In een arbeidsovereenkomst kan u individuele en afwijkende afspraken met uw werknemers maken.
Incorporatiebeding
Bij het invoeren van een personeelshandboek moet in de standaardarbeidsovereenkomsten voor nieuwe werknemers een zogenaamd incorporatiebeding worden opgenomen. Daarin staat dat het personeelshandboek onderdeel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst. Door ondertekening van de arbeidsovereenkomst, aanvaart uw nieuwe werknemer ook de inhoud van het personeelshandboek.
AVG: een goede reden om het personeelshandboek te actualiseren
In de praktijk zien wij dat soms vergeten wordt om het personeelshandboek te actualiseren en aan te passen aan de laatste wet- en regelgeving. Een jaarlijkse update van het personeelshandboek is dan ook aan te bevelen. Dit jaar is het extra belangrijk om alert te zijn op aanpassingen vanwege de invoering per 25 mei 2018 van de AVG. U hebt immers een informatieplicht en moet uw werknemers vertellen wat u met hun persoonsgegevens doet.
U heeft diverse opties als u aan uw informatieplicht wil voldoen. Zo kan u naast aanpassingen in het personeelshandboek aan uw werknemers een informatiebrief sturen. Hierin vertelt u dan over hun privacyrechten en welke persoonsgegevens u van hen verwerkt.
Privacyverklaring
U doet er ook goed aan om in het personeelshandboek een privacyverklaring op te nemen. Organisaties zijn niet verplicht om in de arbeidsovereenkomst aandacht te besteden aan de AVG, al kan er wel voor gekozen worden om in het contract te verwijzen naar het privacyprotocol. Wettelijk gezien moet u uw werknemer gelijk informeren nadat hij of zij persoonsgegevens heeft aangeleverd. Bij nieuwe werknemers zal dit dus vóór indiensttreding gebeuren.
Informeren over privacyrechten
Zorg dat u in de informatie voor uw werknemers verschillende zaken benoemt. Vermeld bijvoorbeeld de contactgegevens van de eigen organisatie én van andere organisaties, die in het kader van de arbeidsovereenkomst persoonsgegevens van uw werknemers verwerken. Informeer ook over het doel en de rechtsgrond van de gegevensverwerkingen, de bewaartermijnen en de rechten van de werknemers met betrekking tot hun gegevens. Het gaat onder meer om:
- het recht op inzage van persoonsgegevens
- het recht om gegevens te corrigeren
- het recht om gegevens te laten verwijderen
En heeft een werknemer een privacyklacht, dan moet voor hem duidelijk zijn bij wie hij terechtkan.
Informatie over AVG: schriftelijk en in duidelijke taal
De AVG stelt eisen aan de manier waarop u de informatie aanlevert. De communicatie over gegevensverwerkingen moet u brengen in een ‘beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm’ en met duidelijke en eenvoudige taal. Kortom, geen poespas. Werknemers behoren de informatie schriftelijk te ontvangen.
Sancties
Het sanctiestelsel van de AP bestaat vanaf 25 mei 2018 uit zogeheten corrigerende maatregelen en een administratieve geldboete. Denk bij corrigerende maatregelen onder meer aan:
- waarschuwingen en berispingen geven
- een tijdelijk of blijvend verwerkingsverbod opleggen
- medewerking aan een onderzoek gelasten
Geldboete
De administratieve geldboete is hoog: maximaal 20 miljoen euro of 4 procent van de totale wereldwijde jaaromzet. De Autoriteit Persoonsgegevens kan ervoor kiezen om zowel een corrigerende maatregel als een geldboete op te leggen. Voornoemde maatregelen bieden de Autoriteit Persoonsgegevens mogelijkheden om de naleving van de AVG daadwerkelijk te kunnen afdwingen. Overigens zal de hoogte van de geldboete voor het mkb naar verwachting veel lager zijn.
In het wetsvoorstel Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming is opgenomen dat de Autoriteit Persoonsgegevens ook een last onder bestuursdwang kan opleggen. Dit vormt een aanvulling op het sanctiestelsel van de AVG en biedt de Autoriteit Persoonsgegevens een laagdrempelige manier om handhaving te bewerkstelligen, zonder gebruik te hoeven maken van een (hoge) geldboete. Immers, wanneer iemand doet wat is gevraagd, volgt er verder geen sanctie.
In 2018 zal duidelijk worden hoe de Autoriteit Persoonsgegevens vanaf de inwerkingtreding van de AVG met de bevoegdheden en het nieuwe sanctiestelsel zal omgaan.
Personeelshandoek updaten: Flynth helpt u graag
Onze HR-adviseurs ondersteunen u graag bij het updaten van uw personeelshandboek of bedrijfsreglement. Moest u dat toch nog steeds doen, dan is dit het juiste moment. Onze adviseurs staan voor u klaar.
Engels personeelshandboek
Heeft u een Engels personeelshandboek nodig? Ook daarmee kunnen wij u natuurlijk helpen.
Meer informatie
Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem contact op met uw adviseur. Flynth is bereikbaar via het onderstaande formulier.