Gepubliceerd: 06-12-2021, laatst gewijzigd:
24-01-2024
Werken uw werknemers door de coronacrisis gedeeltelijk thuis of gaan zij dit vanaf nu structureel doen? Dan krijgt u per 1 januari 2022 te maken met wijzigingen in de werkkostenregeling. Deze wijzigingen kunnen gevolgen hebben voor u en uw werknemers. Hieronder leggen we uit wat er volgend jaar gaat veranderen.
Vaste reiskostenvergoedingen
Misschien maakt u voor de vaste reiskostenvergoeding nog gebruik van de tegemoetkoming in het kader van de coronacrisis. Deze tegemoetkoming vervalt per 1 januari 2022. Vanaf dat moment moet u rekening houden met de dagen waarop uw werknemers (structureel) thuiswerken.
Daarnaast ondergaat de wettelijke regeling een wijziging als gevolg van de introductie van een nieuwe, belastingvrije thuiswerkvergoeding.
Thuiswerkvergoedingen
U kunt nu al onder voorwaarden bestaande kosten voor het thuiswerken belastingvrij vergoeden. Het gaat dan om zogenoemde Arbo voorzieningen en kosten voor noodzakelijke gereedschappen, ICT-middelen et cetera.
Het kabinet wil per 1 januari 2022 een extra gerichte vrijstelling voor andere thuiswerkkosten introduceren. In 2021 is deze vergoeding nog belast, tenzij u deze onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling brengt. Het is mogelijk om uw werknemer vanaf 1 januari 2022 een extra vrijgestelde vergoeding van maximaal 2 euro per thuisgewerkte dag toe te kennen voor thuiswerkkosten.
Gevolgen introductie belastingvrije thuiswerkvergoeding voor vaste reiskostenvergoeding
Onder de huidige fiscale regeling voor de vaste reiskostenvergoeding mag u een werknemer toch nog de maximale vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer geven als hij 40% van zijn werktijd thuiswerkt. Daarmee stimuleert het kabinet thuiswerken. Door de introductie van de belastingvrije thuiswerkvergoeding verandert dat.
Vanaf 2022 moet u bij de vaste reiskostenvergoeding rekening houden met de structurele thuiswerkdagen, en omgekeerd. U mag dan ook geen vijfdaagse belastingvrije reiskostenvergoeding aan een medewerker geven die structureel twee dagen thuis werkt. Vanzelfsprekend mag u dan wel voor twee dagen een nieuwe vaste belastingvrije thuiswerkvergoeding geven.
Als uw werknemer op een dag zowel thuis als op de vaste werkplek werkt, moet u kiezen wat u aan de medewerker verstrekt. U mag dan niet zowel een reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding voor die dag belastingvrij toekennen.
Wat moet u op korte termijn doen?
Wij adviseren u om uw arbeidsvoorwaardenbeleid vóór 1 januari 2022 in kaart te brengen en als dat nodig blijkt, aan te passen. Dit is meteen een goed moment om de al bestaande gerichte vrijstellingen voor Arbo voorzieningen, noodzakelijke gereedschappen en ICT-middelen in kaart te brengen.
Denkt u daarbij ook aan de arbeidsrechtelijke aspecten en zorg ervoor dat u uw (verplichte) arbobeleid op orde heeft. U bent er ook verantwoordelijk voor dat de werkplek thuis voldoet aan de Arbonormen.
Hebt u hier vragen over? De medewerkers van Flynth HR Services helpen u graag!