Gepubliceerd: 11-07-2017, laatst gewijzigd:
06-02-2023
Om te kunnen groeien, heeft u goed personeel nodig. Dat is op zich al een uitdaging, weten ICT-dienstverleners. Kwalitatief hoogwaardig personeel in de ICT-sector is moeilijk te vinden. En heeft u die toppers gevonden, dan zetten ze met hun hoge lonen de winstgevendheid onder druk. Hoe kunt u die goed opgeleide ICT-professional betalen en onderaan de streep ook nog winstgevend zijn? Peter Van der Vijgh, sectorleider ICT Dienstverlening bij Flynth, legt het uit.
“ICT-bedrijven verkeren in een luxepositie”, zegt Van der Vijgh. Hij doelt op de stijgende lijn die de branche laat zien: 4,5% meer omzet in 2016 ten opzichte van 2015. En een verwachte groei voor dit jaar van zo’n 4%. Een comfortabel vooruitzicht voor de sector. Orderportefeuilles zijn over het algemeen goed gevuld. “Aan projecten bij de meeste ICT-bedrijven geen gebrek. Qua omzetprognoses en winstgevendheid lijkt er geen vuiltje aan de lucht.”
Toch zit de sector met een probleem, zelfs met een comfortabele groei van 4% en volle orderportefeuilles. “De grootste uitdaging voor bedrijven in de ICT-sector zit hem in de beschikbaarheid van personeel. Kwalitatief personeel is beperkt, mede omdat de skills die nodig zijn vrij snel veranderen. Morgen heb je mensen nodig met andere vaardigheden dan vandaag. Bovendien zijn mensen met ICT-skills gewild in nagenoeg elke sector van de economie. Door die krapte op de arbeidsmarkt is goed personeel kostbaar en moet het van steeds verder komen.”
Hoogopgeleid personeel in het buitenland
Veel ICT-bedrijven zoeken hun topprogrammeurs en -codeurs dan ook buiten Nederland. In landen als Spanje, Bulgarije of Wit-Rusland hebben de mensen over het algemeen een lagere levensstandaard en liggen de kosten van levensonderhoud lager. In buitenlandse filialen worden dan ook massaal goed opgeleide locals ingezet. En dat is echt niet meer alleen weggelegd voor hele grote ICT-bedrijven. Van der Vijgh: “Wie niet meegaat in die internationalisering, komt steeds meer in het gedrang. Die bedrijven moeten in Nederland dure krachten inschakelen. De hoogopgeleide professionals uit de lagere lonenlanden naar Nederland halen is niet echt een optie. Los van alle vereisten waaraan je moet voldoen, heb je die mensen voor langere tijd nodig. Ze moeten deel uitmaken van je team. Je haalt je als werkgever van alles op de hals wanneer je zo’n werknemer met zijn hele gezin naar Nederland haalt.”
Niet sturen op personeelskosten
Een buitenlands filiaal is niet van vandaag op morgen gerealiseerd en niet voor elke ICT-dienstverlener weggelegd. Het alternatief? Toch die dure professional uit eigen land werven. Zonder goede mensen kunt u tenslotte niet groeien. “Gemiddeld bedragen personeelskosten in deze sector 51% van de omzet. Bedrijven hebben de neiging om te sturen op die personeelskosten, maar dan krijg je die kwalitatief hoogwaardige mensen niet binnen. Je moet dus sturen op andere zaken.”
Omloopsnelheid verhogen
Hoe vangt u de klappen op van die kostbare kracht dan op? Van der Vijgh: “Door te sturen op de aanname en aanpak van projecten. Wees selectief aan de poort. Grote projecten en maatwerkprojecten kennen doorgaans forse doorlooptijden. Dat betekent dat het langer duurt voordat uw personeel aan een nieuwe opdracht kan beginnen. Door opdrachten in delen te knippen en u te richten op projecten met een kortere doorlooptijd, ontstaan hogere omloopsnelheden. De hoge omloopsnelheid vertaalt zich in hogere omloop van het werkkapitaal en een beter rendement voor de onderneming.
Bewaak uw portefeuille
Sturen op doorlooptijden en selectie aan de poort gaat niet op voor ICT-bedrijven die leven van grote, complexe projecten. Lopen er meerdere projecten tegelijk, dan kunnen die elkaar in capaciteitsplanning behoorlijk dwarsliggen. Grote projecten hebben daarnaast de neiging om uit te dijen gedurende het proces. Bijvoorbeeld omdat een klant gaandeweg het project een aanvullende functionaliteit wenst. Verlenging van het project met bijvoorbeeld een dag of twee, heeft onmiddellijk gevolgen voor andere lopende projecten. “Dit zijn herkenbare, steeds terugkerende uitdagingen van bedrijven die hun portefeuille vullen met complexe opdrachten. Goed portefeuillemanagement moet je niet onderschatten. Met name de middelgrote ICT-bedrijven kunnen op dit vlak nog een aanzienlijke slag slaan en het maximale uit de beschikbare mensen halen. Dit helpt bij het op niveau houden of verhogen van de winstgevendheid. Noodzakelijk, want de opwaartse druk van de loonkosten houdt voorlopig alleen maar aan.”
Financieel projectmanagement als basis
Uw winstgevendheid verhogen en tegelijkertijd uw personeelslasten gezond houden, kan dus door te sturen op korte doorlooptijden, strakke planning en secuur portefeuillemanagement. Hoe doet u dat? “Door financieel projectmanagement in te voeren met voor- en nacalculaties. Bij de voorcalculatie van ieder project worden alle directe kostenelementen berekend, zoals uren van eigen programmeurs, uren van externen, inkoopkosten van licenties en hardware die bij het project horen. Dit maakt twee dingen mogelijk. Allereerst geeft het inzicht in de reden dat projecten bij afronding meer of minder hebben opgeleverd dan verwacht. Daarnaast biedt een goede voorcalculatie de mogelijkheid om tussentijds te controleren of er sprake gaat zijn van overschrijdingen in de kosten. Op deze manier kun je de toegevoegde waarde (winstgevendheid) van je projecten bewaken.”
Voorcalculatie afstemmen op winstdoelstelling
“Voor het opstellen van een passende voorcalculatie, heb je inzicht nodig in de kostenstructuur en de winstdoelstelling van de gehele onderneming. Alleen door het opstellen van financiële begroting die gerelateerd is aan de directe kostenelementen binnen het bedrijf, zoals programmeeruren, helpdeskuren, indirecte uren en inkoop, kun je de tarieven en toeslagen van je product of dienst bepalen. Bepaal je de tarieven op andere wijze, dan zullen de projectresultaten een vertekend beeld geven. Dan kun je er niet scherp op sturen.”
Controleer de gewerkte uren
Financiële projectrisico’s zijn deels het gevolg van de condities waarop een project wordt aangenomen. Veel projecten draaien op gemengde prijsafspraken: een deel wordt gedaan op basis van een vaste prijs en de extra’s onder regie. Van der Vijgh: “Gedurende het project moet je vervolgens goed de onderhanden werkpositie in de gaten houden. Zit het aantal uren dat je vooraf had ingeschat aan het project te besteden nog in lijn met de voortgang? Zo niet dan is ingrijpen of bijsturen in het project nog mogelijk. Achteraf is het een gelopen race.”
Maak het bespreekbaar
Ingrijpen of bijsturen als een project al loopt? “Veel ICT dienstverleners werken met projecten die niet zijn afgegeven op sluitende specificaties. Vaak is de insteek van een opdracht ‘een probleem dat moet worden opgelost’. Gaandeweg het project wordt dan duidelijk hoe die oplossing eruit moet gaan zien, welke functionaliteit je gaat bouwen. En welke regiekosten daarmee bovenop de afgegeven vaste prijs komen.”
Het valt niet mee om binnen bestaande projecten de condities te wijzigen en het doet de relatie met uw opdrachtgever ook niet altijd goed. Toch is het bespreekbaar maken de enige manier om te voorkomen dat projecten worden doorgezet die nauwelijks economische waarde toevoegen.
“Met goed financieel projectmanagement zorg je voor een efficiënte inzet van je mensen en stuur je op je marges. Op basis van een scherpe voor- en nacalculatie. Die proactieve benadering is bij veel middelgrote ICT-bedrijven nog niet gangbaar, maar is wel cruciaal om onderaan de streep een aantrekkelijke winstgevendheid te realiseren, ondanks de druk op de personeelskosten. Als je daarbij goed monitort, voorkom je dat je in de toekomst opnieuw dezelfde fout maakt. Dat zie je dan pas aan het einde van het jaar onderaan de streep.” U hoeft dus geen filiaal in het buitenland te starten om de concurrentie bij te blijven. En kunt u ook goede ICT’ers in Nederland binden aan uw bedrijf. Ook al moet u fors voor ze in de buidel tasten.
Vindt u het lastig om uw personeelskosten in balans te krijgen? Neem dan contact met ons op.