>

Werkkostenregeling: kerstpakketten, bonussen of een personeelsfeest?

Gepubliceerd: 15-11-2023, laatst gewijzigd: 16-11-2023

Extraatjes zoals een kerstpakket, bonus of personeelsfeest voor werknemers, ze maken u aantrekkelijker als werkgever. Met de werkkostenregeling (WKR) kunt u als werkgever een deel van het brutoloon besteden aan onbelaste vergoedingen voor werknemers.

Hoe groot is de resterende vrije ruimte over 2023?

De kans is groot dat ook u wordt geconfronteerd met krapte op de arbeidsmarkt. Daarom kan het nu extra interessant zijn om de vrije ruimte van de werkkostenregeling optimaal te benutten. Check daarom wat u nog aan vrije ruimte over hebt. In 2023 is de vrije ruimte 3 procent van de totale fiscale loonsom tot een maximumbedrag van 12.000 euro. Daar mag u nog 1,18 procent van de totale loonsom, voor zover deze meer bedraagt dan 400.000 euro, aan toevoegen. Dus als u nog vrije ruimte over hebt, kunt u dat dit jaar nog besteden aan bijvoorbeeld een leuk kerstpakket voor uw werknemers.

Let op: Per 1 januari 2024 daalt de vrije ruimte over de eerste 400.000 euro van 3 procent naar 1,92 procent.

Tip: Bent u bekend met de concernregeling? Deze biedt u mogelijk ook voordeel. Als u die regeling toepast, mag u de vrije ruimte en de eindheffing berekenen op concernniveau. Daar leest u verderop in dit artikel meer over.

Bonus voor een of meer werknemers

Is er eind 2023 nog vrije ruimte over? En zou u een of meer werknemers een bonus willen geven? Laat die bonus dan in de vrije ruimte vallen. Voorwaarde is wel dat de bonus nog dit jaar wordt uitbetaald. Het is ook belangrijk dat de bonus voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium. Dat betekent dat de bonus niet meer dan dertig procent mag afwijken van wat voor vergelijkbare werknemers in dezelfde sector gebruikelijk is.

Tip: De Belastingdienst gaat ervan uit dat verstrekkingen, vergoedingen of terbeschikkingstellingen sowieso tot een totaal van 2.400 euro per werknemer per jaar gebruikelijk zijn. Tot dat bedrag is het leveren van bewijs of onderbouwing niet nodig. Bent u directeur-grootaandeelhouder en hebt u die 2.400 euro voor uzelf nog niet helemaal opgemaakt, dan kunt u het verschil aan uzelf als bonus uitkeren tegen tachtig procent eindheffing. Dat mag zonder bewijs of onderbouwing. Voor zover u nog vrije ruimte over hebt, kan dat zelfs onbelast.
Voor zover de aangewezen bonus uitkomt boven de vrije ruimte moet de bv tachtig procent eindheffing betalen. Ook dat kan altijd nog voordelen bieden, zeker als het om een bonus aan de dga gaat. Laat u daarbij goed begeleiden.

Let op: Heeft uw bv of een tot het concern behorende bv een bedrag vanuit de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW) ontvangen? Ga dan na of het zogenoemde bonusverbod voor bonussen aan de raad van bestuur, bestuur en directie geldt. Dat bonusverbod kan immers nog in 2023 ‘na-ijlen’. Een relatief kleine bonus kan dan grote nadelige gevolgen hebben. De bonus moet zijn toe te rekenen aan 2023. Keert u een bonus uit over 2022, dan gaat het mis. Vraag uw adviseur of het bonusverbod op u van toepassing is.

Let op: Wilt u een of meer werknemers een hogere bonus geven? Zorg er dan voor dat u bewijs hebt dat een dergelijke bonus gebruikelijk is in uw sector. Vooraf overleg met uw adviseur is aan te bevelen. De rechter heeft al eerder beslist dat bij de gebruikelijkheidstoets moet worden vergeleken met:

andere werknemers van dezelfde werkgever
met collega's van de werknemer in dezelfde functiecategorie bij dezelfde werkgever
met werknemers bij andere werkgevers

Personeelsfeest op de zaak

Wilt u eind 2023 of begin 2024 een personeelsfeest houden? Organiseer dat feest dan op de werkplek. Bij een personeelsfeest op de werkplek geldt een gerichte vrijstelling voor drankjes en hapjes (geen zakelijke maaltijden) én voor de kosten van bijvoorbeeld entertainment. Deze verstrekkingen zijn dus wel onbelast, maar komen niet ten laste van de vrije ruimte.

Kiest u toch voor een externe locatie, dan zijn de kosten voor het personeelsfeest én de consumpties als eindheffingsloon belast. En wel tegen de factuurwaarde. Het is natuurlijk mogelijk om hiervoor de vrije ruimte te gebruiken, maar dan legt u wel beslag op deze ruimte.

Tip: De drankjes en hapjes die bij een personeelsfeest op de werkplek worden uitgedeeld zijn ook onbelast voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren. Als u de concernregeling toepast, geldt dat ook voor werknemers van andere werkgevers binnen het concern.

Concernregeling wel of niet toepassen?

Is uw bedrijf een concern? In dat geval kan het handig zijn om de concernregeling van de werkkostenregeling toe te passen. Voordeel is dat u dan de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers niet langer hoeft te splitsen per concernonderdeel. Ook kunt u een vrije ruimte die bij het ene onderdeel over is, gebruiken om het tekort aan vrije ruimte bij een ander onderdeel op te vangen. De concernregeling kan worden toegepast bij een aandelenbelang van minimaal 95 procent. In 2023 is de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro van de fiscale loonsom 3 procent. Boven de 400.000 euro geldt 1,18 procent.

Let op: Als u de concernregeling toepast, kunt u maar één keer gebruikmaken van de vrije ruimte van 3 procent. Past u de concernregeling niet toe, dan hebt u voor elke vennootschap 3 procent vrije ruimte over de eerste 400.000 euro fiscale loonsom. Check daarom of de toepassing van de concernregeling voordelig is voor u.

Tip: Hebt u de concernregeling in 2023 toegepast, maar pakt die bij nader inzien toch nadelig uit? Dan hebt u tot uiterlijk bij de aangifte over het tweede tijdvak van 2024 de tijd om die keuze terug te draaien en de concernregeling in 2023 toch niet toe te passen.