>

Benut uw vrije ruimte in de werkkostenregeling

Gepubliceerd: 18-11-2022, laatst gewijzigd: 22-12-2022

De decembermaand nadert, een maand waarin vaak traditiegetrouw op het werk sinterklaasfeestjes, en kerstdiners of -borrels worden gehouden, en kerstpakketten aan werknemers worden geschonken. En tevreden werknemers zijn zeker in deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt een groot goed. Ga daarom na wat u aan vrije ruimte in de werkkostenregeling over heeft voor extra’s. Benut deze dit jaar nog, bijvoorbeeld voor een (extra) mooi eindejaarsgeschenk of een ‘gebruikelijke’ bonus voor uw medewerkers.

In 2022 is de vrije ruimte 1,7 procent van de totale loonsom voor zover deze niet meer is dan 400.000 euro (dus maximaal 6800 euro). Daar mag u nog 1,18 procent van de totale loonsom aan toevoegen, voor zover deze hoger is dan 400.000 euro. Heeft u vrije ruimte over, dan kunt u deze benutten door bijvoorbeeld een kerstpakket naar uw medewerkers te sturen.

Tip

Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u zelf 80 procent eindheffing over het meerdere. Dreigt u de vrije ruimte te overschrijden, overweeg dan in plaats van een eindejaarsgeschenk in 2022 een nieuwjaarsgeschenk in 2023. In 2023 wordt de vrije ruimte over de eerste 400.000 euro tijdelijk verhoogd naar 3 procent en heeft u dus extra ruimte om uw werknemers onbelast in het zonnetje te zetten. De vrije ruimte over de eerste € 400.000 van de totale loonsom komt daarmee in 2023 uit op maximaal 12.000 euro (dus 5200 euro meer dan in 2022). Voor het deel van de totale loonsom dat meer bedraagt dan 400.000 euro bedraagt de vrije ruimte ook in 2023 1,18 procent.
Denk er wel aan dat u in dit geval niet de werknemers al in 2022 het nieuwjaarsgeschenk in het vooruitzicht stelt. In dat geval wordt die aanspraak namelijk al in 2022 als loon aangemerkt.

Gebruikelijke bonus uitkeren

Overweegt u om uw werknemers een bonus te geven? Laat deze dan (ook) in de vrije ruimte vallen. En keer de bonus nog in 2022 uit.

U moet daarbij wel voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium. De bonus (en de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel) mag dus niet meer dan 30 procent afwijken van wat voor vergelijkbare werknemers in dezelfde sector gebruikelijk is.

Maak gebruik van goedkeuring

De belastingdienst gaat ervan uit dat vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen van maximaal € 2400 per persoon per jaar gebruikelijk zijn. Het leveren van bewijs of onderbouwing is dan dus niet nodig. Heeft uw BV of een tot het concern behorende BV NOW-subsidie ontvangen, ga dan na of het zogenoemde bonusverbod voor bonussen aan de Raad van Bestuur, bestuur en directie geldt. Een relatief kleine bonus kan anders grote nadelige gevolgen hebben.

Tip

Bent u dga? Dan kunt u ook gebruik maken van deze goedkeuring. Mogelijk is er dus nog ruimte om u zelf een (deels) onbelaste bonus uit te keren maar let wel op de al genoemde mogelijke beperkingen in verband met de NOW.

Tip

Voor zover de aangewezen bonus uitkomt boven de vrije ruimte moet de BV 80 procent eindheffing betalen. Ook dat kan altijd nog voordelen bieden, zeker als het om een bonus aan de dga gaat. Laat u daarbij goed begeleiden.

Hogere bonus toepassen

Wilt u een hogere bonus toepassen? Zorg er dan voor dat u kunt onderbouwen dat zowel de omvang van de verstrekte bonus als de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel gebruikelijk is. De rechter heeft al eerder beslist dat bij de gebruikelijkheidstoets moet worden vergeleken met:

andere werknemers van dezelfde werkgever,
met collega's van de werknemer in dezelfde functiecategorie bij dezelfde werkgever,
met werknemers bij andere werkgevers.

Tip

Houd ook wanneer u uw werknemers een bonus wilt geven rekening met de tijdelijke verhoging van de vrije ruimte in 2023. Stel een bonus uit tot 2023 als u in 2022 de vrije ruimte dreigt te overschrijden. Let er ook in dit geval op dat de werknemers dan niet al in 2022 een aanspraak krijgen op de bonus.