Wees voorbereid op loonheffingencontroles van de Belastingdienst

De Belastingdienst voert weer vaker loonheffingencontroles uit. Deze laat per brief weten wanneer de controle plaatsvindt en over welke kalenderjaren. Krijgt u controle? Check dan of u alle zaken rondom de loonheffingen op orde hebt. Of nog beter: controleer uw loonheffingenadministratie periodiek. Dat geeft rust bij een eventuele controle. 

Bij een aangekondigde loonheffingencontrole vraagt de Belastingdienst u om de Auditfile Financieel door te sturen, via een specifiek bestand. De Belastingdienst onderzoekt die auditfile voorafgaand aan het bezoek. Ook krijgt u het verzoek om op de dag van de controle diverse documenten te kunnen tonen. Denk aan identiteitsbewijzen, opgavegegevens voor de loonheffingen, documentatie rondom inhuur van zelfstandigen, wagenpark en korting op producten uit eigen bedrijf.  

Controleer deze punten 

Door uw administratie goed op orde te hebben en te houden, voorkomt u naheffingen en boetes. Uw zaken op orde hebben scheelt bovendien veel stress bij een aangekondigde controle. Maar waar moet u extra goed op letten?  In de praktijk zien we dat onderstaande punten bij ondernemers geregeld niet op orde zijn: 

• Ontbrekende identiteitsbewijzen van medewerkers. 
• Ontbreken van opgavegegevens voor de loonheffingen.  
• Ontbreken van getekende, actuele arbeidsovereenkomsten. 
• Werkkostenregeling: niet goed bijhouden of toepassen van korting op producten uit het eigen bedrijf.  
• Onvolledige administratie van poolauto’s (welke werknemer reed wanneer, hoeveel kilometers en is er sprake van privégebruik?). 
• Sinds 2025 handhaaft de Belastingdienst weer op schijnzelfstandigheid. Oftewel: zijn de zelfstandigen die u inhuurt terecht zelfstandig of is er sprake van schijnzelfstandigheid? 

Hulp bij voorbereiding controle 

Krijgt u een loonheffingencontrole? Vraag een van onze gespecialiseerd fiscalisten om ondersteuning. Zij helpen u om de loonheffingencontrole voor te bereiden en te begeleiden. De fiscalist weet exact wat er bij de controle komt kijken. Bovendien zorgt deze voor een goede en efficiënte uitvoering van het gesprek met en het onderzoek door de Belastingdienst. Door de juiste voorbereiding en begeleiding voorkomt of vermindert u naheffingen en boetes.  

Is uw administratie op orde?

Wilt u zeker weten dat uw administratie op orde is? Wij controleren dat graag voor u. Of u nu zeker bezoek krijgt van de Belastingdienst of niet. Al is het maar voor uw eigen gemoedsrust. Neem hiervoor contact met ons op via onderstaand contactformulier of vraag het uw eigen contactpersoon bij Flynth.